Mutatis Mutandis is aangesloten bij de Vereniging van Logistieke Adviseurs (VeLA) en zal zich bij de uitvoering van haar opdrachten conformeren aan de gedragsregels zoals opgesteld door de vereniging.

1. Definities


1.1. Een VeLA-lid (hierna ook aan te duiden met "de VeLA-adviseur") is een natuurlijk persoon of een rechtspersoon die als zodanig is opgenomen in het ledenregister van de VeLA.

1.2. De opdrachtgever is de natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie de overeenkomst voor het verlenen van de dienst door de VeLA-adviseur is gesloten.

1.3. Een medewerker van een VeLA-lid is een natuurlijk persoon die in een arbeidsverhouding staat tot een VeLA-lid en voor of namens hem/haar werkzaamheden verricht.

2. Uitgangspunten


2.1.    VeLA-leden en zijn/haar eventuele medewerker(s) houden zich bij de uitoefening van hun beroep aan de wet, aan de statuten en de gedragsregels van de VeLA, voor zover deze van toepassing zijn op de functie waarin hij/zij optreedt.

2.2.    Voor een VeLA-lid vormen de kernwaarden onpartijdigheid, onafhankelijkheid, deskundigheid, zorgvuldigheid en integriteit altijd het uitgangspunt voor zijn/haar handelen.

2.3.    Een VeLA-lid en zijn/haar eventuele medewerker(s)onthouden zich van alles wat in enigerlei opzicht het aanzien van zijn/haar beroep kan schaden.

2.4.    Een VeLA-lid komt met de partij(en) die hij inschakelt voor de uitvoering van de opdracht, ongeacht of voor deze partij al een andere gedragscode geldt, telkens expliciet overeen dat deze gedragscode ook integraal op deze partij van toepassing is. Het inschakelen van derden ontslaat het VeLA-lid onder geen beding van zijn verantwoordelijkheden.

2.5.    De gedragsregels zijn voor alle VeLA-leden te allen tijde bindend voor opdrachten die zijn verstrekt en/of worden uitgevoerd in Nederland. Het is een VeLA-lid derhalve niet toegestaan om (op welke wijze dan ook) de toepassing van de gedragsregels te vermijden, te omzeilen of uit te sluiten.

2.6.    Een ieder die betrokken is of wordt bij de beroepsuitoefening van VeLA-leden of zijn/haar eventuele medewerker(s) kan, indien hij/zij van mening is dat een VeLA-lid of zijn/haar eventuele medewerker(s) heeft/hebben gehandeld in strijd met deze gedragsregels, het professioneel handelen van dit VeLA-lid of zijn/haar medewerker(s) ter toetsing voor te leggen aan het bestuur van de VeLA.

3. Kernwaarden


3.1.    Onpartijdigheid
Een VeLA-adviseur zal de opdrachtgever onpartijdig adviseren. Dit impliceert dat hij niet op voorhand zal kiezen voor het standpunt of de belangen van één van de eventueel in de organisatie van de opdrachtgever bestaande partijen.

3.2.    Onafhankelijkheid
Een VeLA-adviseur zal vermijden, dat in de relatie met de opdrachtgever andere belangen dan die van de opdrachtuitvoering zelf een rol zullen spelen om zijn/haar onafhankelijke positie te kunnen garanderen. Dit houdt in dat het bestaan van nevenbelangen van een VeLA-adviseur van morele, juridische en/of financieel economische aard of anderszins, die voor het verloop van een voorzien adviesproces nadelig kunnen zijn een bijzondere verplichting aan de VeLA-adviseur oplegt. Deze verplichting is dat hij/zij óf de betreffende opdracht niet accepteert óf het mogelijke nevenbelang vóór het aanvaarden van de opdracht schriftelijk aan de opdrachtgever kenbaar maakt. In het laatste geval zal de VeLA-adviseur de opdracht niet aanvaarden voordat de opdrachtgever schriftelijk heeft bevestigd het nevenbelang van de VeLA-adviseur te erkennen en de mogelijke strijdigheid te accepteren.

3.3.    Deskundigheid
3.3.1.    Een VeLA-adviseur verplicht zich zijn/haar kennis, ervaringen werkcapaciteit zo goed mogelijk in de opdracht in te zetten. Een VeLA-adviseur aanvaardt uitsluitend opdrachten, waarvoor hij/zij de kwalificaties bezit. De medewerker(s) van een VeLA-adviseur die in een opdracht worden ingezet dienen door kennis, ervaring en persoonlijke eigenschappen op doelmatige wijze aan die opdracht te kunnen werken.

3.3.2.    Een VeLA-adviseur zal de opdrachtgever duidelijk maken wat van de VeLA-adviseur in de specifieke situatie van de opdracht mag worden verwacht. Een VeLA-adviseur zal geen opdracht aanvaarden, indien de opdrachtgever hiermee geen goede of doelmatige ondersteuning geboden kan worden.

3.3.3.    Een VeLA-adviseur draagt er zorg voor dat de opdrachtgever aan zijn/haar oordeel niet meer waarde hecht dan op grond van zijn/haar deskundigheid en op grond van de in het kader van de opdracht verrichte werkzaamheden is gerechtvaardigd.

3.3.4.    Een VeLA-adviseur draagt er zorgt voor, bij de uitvoering van de opdracht, dat hij/zij - indien noodzakelijk - derden inschakelt ter zake van onderwerpen die specifiek zijn voor de opdracht en waarin de VeLA-adviseur zelf niet (voldoende) (des)kundig is.

3.3.5.    Een VeLA-adviseur zal naar beste vermogen inspannen het resultaat te bereiken dat bij de opdracht wordt beoogd (inspanningsverplichting). Het bereiken van dit resultaat wordt alleen dan door een VeLA-adviseur gegarandeerd indien de VeLA-adviseur en de opdrachtgever vóór het aanvaarden van de opdracht overeenstemming bereiken over de aard en de omvang van het te behalen resultaat en dat tussen partijen vaststaat dat de omschrijving van het te behalen resultaat slechts voor één uitleg vatbaar is en het resultaat objectief vast te stellen is (resultaatverplichting).

3.4.    Zorgvuldigheid en geheimhouding

3.4.1.    Een VeLA-adviseur zal ten aanzien van het gebruik van de hem/haar in de adviesrelatie verstrekte of ter kennis gekomen informatie dié zorgvuldigheid betrachten, die redelijkerwijze van hem/haar kan worden verwacht. In het algemeen geldt dat informatie die een vertrouwelijk karakter draagt alleen dán zal worden gebruikt indien het belang van de opdrachtuitvoering dit vordert of tenzij wet- of regelgeving daartoe anders verplicht.  Bij het doorgeven van die informatie zal ervoor worden gezorgd, dat deze niet naar de bron is te herleiden, als dit voor deze nadelige gevolgen zou kunnen hebben.

3.4.2.    Gegevens die in vertrouwelijke sfeer zijn ingewonnen bij medewerkers van de opdrachtgever zullen slechts aan anderen worden doorgegeven indien de informatie verschaffer tevoren nadrukkelijk blijk heeft gegeven daartegen geen bezwaar te hebben of tenzij wet- of regelgeving daartoe anders verplicht.

3.4.3.    Een VeLA-adviseur is bij het uitvoeren van de opdracht terughoudend met het geven van oordelen over personen. Zo'n oordeel dient te zijn gerelateerd aan de functie die de betrokken persoon uitoefent. Daarbij past de VeLA-adviseur een zorgvuldige afweging toe van enerzijds het belang van het individu en anderzijds dat van de opdrachtgever.

3.4.4.    Slechts met toestemming van de opdrachtgever zullen herkenbare gegevens naar buiten mogen worden gebracht, tenzij wet- of regelgeving daartoe anders verplicht. In het geval waarin ook personen herkenbaar zijn in de te verspreiden informatie, dienen ook deze personen hieraan hun goedkeuring te verlenen.

3.4.5.    Te allen tijde zal een VeLA-adviseur zich houden aan de bepalingen met betrekking tot bescherming van privacy & persoonsgegevens zoals geregeld in verschillende wetten en verdragen, waaronder de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

3.5.    Integriteit

3.5.1.    Een VeLA-adviseur handelt integer en kan zich te allen tijde verantwoorden voor zijn doen en laten bij het verwerven, aangaan en uitvoeren van opdrachten. Hij/zij houdt zich aan de aan de adviesrelatie verbonden geschreven en ongeschreven normen en maakt geen oneigenlijk gebruik van zijn bevoegdheden of positie.

3.5.2.    Bij de uitvoering van de opdracht staat het belang van de opdracht centraal. Een VeLA-adviseur zal een opdracht weigeren of verdere uitvoering van een opdracht staken indien hij/zij daarbij in conflict zou komen met deze gedragsregels, de wet, openbare orde en/of de goede zeden.

3.5.3.    Een VeLA-adviseur is gehouden de opdrachtgever op de hoogte te stellen van zijn/haar opvattingen met betrekking tot het adviseren over concurrentiegevoelige onderwerpen van gelijksoortige of concurrerende opdrachtgevers.

3.5.4.    Een VeLA-adviseur maakt zijn/haar naam en de verleende of te verlenen diensten slechts bekend op een wijze die met het aanzien en de waardigheid van het beroep overeenstemt. Dit houdt onder meer in dat de professionele kwalificaties uitsluitend kunnen worden beschreven op grond van aantoonbaar aanwezige kennis, ervaring en reputatie.

3.5.5.    Een VeLA-adviseur onthoudt zich, binnen een jaar na afsluiting van de opdracht, van het doen van aanbiedingen aan personeelsleden van de opdrachtgever om bij hem/haar in dienst te treden.

4. Wilsovereenstemming


4.1.    Voorafgaand aan het aanvaarden van de opdracht, zorgt een VeLA-adviseur ervoor dat er over de inhoud en de uitvoeringscondities van de opdracht een schriftelijke wilsovereenstemming tot stand komt tussen de opdrachtgever en de VeLA-adviseur. Een VeLA-adviseur legt deze wilsovereenstemming vast in een overeenkomst.

4.2.    De wilsovereenstemming over de inhoud van de opdracht komt tot stand doordat een VeLA-adviseur op voldoende gedetailleerde wijze de nodige informatie verzamelt op grond waarvan zowel de opdrachtgever als de VeLA-adviseur zich een betrouwbaar beeld kunnen vormen van het probleem, van de omvang van het project en demogelijke resultaten die daarvan kunnen worden verwacht. Als dit leidt tot een vooronderzoek dient een VeLA-adviseur vooraf de condities voor dit vooronderzoek met de opdrachtgever af te spreken.

4.3.    In het geval een VeLA-adviseur het VeLA-branchemodel overeenkomst van opdracht gebruikt, dient te worden vermeld dat de overeenkomst gelijkluidend is aan de door de Belastingdienst beoordeelde overeenkomst, met vermelding van het beoordelingsnummer en de datum van beoordeling. Het is de VeLA-adviseur en de opdrachtgever bekend:

  1. Dat het oordeel van de Belastingdienst over het branchemodel een geldigheidsduur heeft van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van beoordeling, zulks onder voorbehoud van relevante wijzigingen in wet- en regelgeving. De VeLA aanvaardt geen aansprakelijkheid voor wijzigingen als gevolg van wetgeving en jurisprudentie op grond waarvan het oordeel over de overeenkomst tussentijds wordt ingetrokken.
  2. Dat wijzigingen in het branchemodel of het feitelijk niet werken conform de overeenkomst gevolgen kunnen hebben voor de loonheffing.
  3. Dat de VeLA in geen geval aansprakelijk te houden is voor de gevolgen, van welke aard dan ook, door het gebruik van het branchemodel Overeenkomst van Opdracht.

4.4.    Indien zich tijdens de uitvoering van de opdracht feiten of omstandigheden voordoen die aan de oorspronkelijke partijbedoeling en de daarop gebaseerde wilsovereenstemming afbreuk (zouden) doen, dan wordt hierover door de opdrachtgever en de VeLA-adviseur overleg gepleegd om de afspraken aan de gewijzigde situatie aan te passen.

4.5.    Een VeLA-adviseur heeft het recht zich uit een opdracht terug te trekken, indien een goede opdrachtuitvoering wordt belemmerd door omstandigheden die zich aan zijn/haar invloed onttrekken (overmacht), dan wel de verdere uitvoering van de opdracht in strijd is met de wet, de openbare orde of de goede zeden.

5. Uitvoering van de opdracht


5.1.    Een VeLA-adviseur zal de opdrachtgever voor zover mogelijk een duidelijk inzicht geven in de doelstellingen die de opdracht beoogt, de middelen die daarbij worden aanbevolen, de informatie waarop het advies is gebaseerd en voor zover mogelijk het verwachte einde van de opdracht.

5.2.    Een VeLA-adviseur is verantwoordelijk voor het scheppen van zodanige omstandigheden dat de medewerker(s) van de opdrachtgever die aan de uitvoering van de opdracht geacht worden mee te werken duidelijk weten wat van hen wordt verwacht.

5.3.    Een VeLA-adviseur dient de opdrachtgever of zijn/haar vertegenwoordiger op de hoogte te houden van de voortgang van de uitvoering van de opdracht, zodat deze zich een beeld kan vormen van de verloop van de opdracht.

5.4.    Een VeLA-adviseur baseert en onderbouwt zijn conclusies op deugdelijke wijze. Hij/zij documenteert op een toegankelijke, transparante en toetsbare wijze de door hem/haar in het kader van de opdracht uitgevoerde onderzoekingen. De documentatie betreffende de door hem/haar uitgevoerde opdracht dient de VeLA-adviseur minimaal vijf (5) jaar te bewaren. De VeLA-adviseur dient zich ervan te overtuigen dat van zijn/haar documentatie geen misbruik kan worden gemaakt.

6. Honorering


6.1.    Een VeLA-adviseur zal een honorarium in rekening brengen dat in overeenstemming is met de verrichte diensten en de aanvaarde verantwoordelijkheden. De bij de bepaling van het honorarium te hanteren grondslag wordt in principe gevormd door de aan de opdracht bestede hoeveelheid arbeid en kosten.

6.2.    In gevallen waarin vóór de aanvang van de opdracht vaststaat dat de werkzaamheden van een VeLA-adviseur tot een slechts voor één uitleg vatbaar en tot een objectief meetbaar resultaat zullen leiden, kan het honorarium in een vast bedrag worden uitgedrukt.

6.3.    Indien voor nevenactiviteiten een andere vorm van honorariumberekening wordt gehanteerd dan de hiervoor genoemde, dient daarvan in de overeenkomst met de opdrachtgever een duidelijke omschrijving te worden opgenomen. De VeLA-adviseur dient zich er dan van te vergewissen dat hiermee het belang van de opdrachtgever is gediend en de onafhankelijkheid van de VeLA-adviseur blijft gewaarborgd.

7. Relatie met collega adviseurs


7.1.    VeLA-leden gaan collegiaal met elkaar om. Bij een belangenconflict tussen VeLA-leden die beiden werkzaam zijn bij één opdrachtgever laten deze VeLA-leden de wens van de opdrachtgever, respectievelijk het belang van de opdracht prevaleren.

7.2.    Een VeLA-lid maakt bij samenwerking in een opdracht met collega's goede afspraken over elkaars bijdragen en verantwoordelijkheden. Deze afspraken dienen te worden aangepast indien de omstandigheden tijdens de opdrachtuitvoering daartoe aanleiding geven.

7.3.    Indien een VeLA-lid redelijkerwijs kan verwachten dat een opdracht van een opdrachtgever bij wie ook een andere adviseur werkzaam is of zal zijn, zal leiden tot een conflict tussen beider inbreng, zal hij/zij zowel de opdrachtgever als de andere adviseur van deze verwachting in kennis stellen. Ten aanzien van het al dan niet aanvaarden of staken van de opdracht zal het VeLA-lid het belang van de opdrachtgever centraal stellen.

8. Overige bepalingen


8.1.    Tuchtrecht
Indien een VeLA-adviseur één of meer van bovenstaande gedragsregels niet naleeft kan de betreffende VeLA-adviseur voor zijn handelingen of nalatigheden ter verantwoording worden geroepen bij het bestuur van de Vereniging van Logistieke Adviseurs. Tegen uitspraken en maatregelen van het bestuur kan de VeLA-adviseur eventueel in beroep gaan bij de Algemene Ledenvergadering van de vereniging.

8.2.    Overgangsrecht
Deze gedragsregels vervangen eerdere gedragsregels en treden in werking per 1 mei 2016 en zijn van toepassing op alle opdrachten die vanaf die datum zijn aangevangen.