Artikelindex

Toelichting

Het controleren van binnengekomen goederen vindt plaats om de volgende redenen:

  1. Tussen de afnemer en de leverancier is een overeenkomst gesloten voor het leveren van goederen. Door de levering en acceptatie van de goederen heeft de leverancier aan zijn verplichting voldaan. Hierdoor dient de afnemer zijn deel van de overeenkomst, namelijk het betalen van de factuur, uit te voeren.
  2. Als de afnemer de geleverde goederen gaat gebruiken, dan gaat hij door het bewerken of verkopen waarde toevoegen aan de goederen. Indien achteraf blijkt dat de goederen niet goed zijn, dan zal hij kosten moeten maken om deze fout te herstellen. Zijn winstmarge zal gedrukt worden. Over het algemeen kan hij deze kosten niet meer verhalen op de leverancier van de goederen. Belangrijk voor de afnemer is dat een eventuele fout zo vroeg mogelijk ontdekt wordt. Dus voordat hij de goederen accepteert, zal hij de „foute” produkten eruit willen filtreren. Een dergelijk filter kost geld. Er gaat immers kostbare tijd van zijn medewerkers inzitten, misschien is er speciale apparatuur nodig, of misschien duurt het erg lang voordat de goederen gebruikt kunnen worden. Kortom er moeten beoordelingskosten gemaakt worden om de eventuele faalkans te beperken.

Het goederenontvangstproces is onder te verdelen in vier stappen. Het achtereenvolgens uitvoeren van deze stappen stelt ons in staat om het ontvangstproces op een economisch verantwoorde wijze te laten verlopen:

Stap 1
Een transporteur draagt de goederen over aan de afnemer. Over het algemeen moet hiervoor getekend worden. Dit is een eerste bewijs voor de leverancier dat hij aan zijn deel van de overeenkomst heeft voldaan. Echter de transporteur heeft geen tijd om te wachten totdat u al uw controles hebt uitgevoerd. Kunt u nu geen verhaal meer halen bij uw leverancier nadat u uw handtekening gezet hebt en er later blijkt dat de zending niet goed geleverd is? Gelukkig is dat niet het geval. De transporteur heeft ook een overeenkomst met u of uw leverancier, namelijk voor het vervoeren van de goederen. U tekent in dat geval voor de onbeschadigde ontvangst van het aantal colli zoals vermeld op de vrachtbrief. Hiermee heeft de transporteur zijn deel van de overeenkomst uitgevoerd. Het is dus van belang dat u een zending weigert of een aantekening maakt op de vrachtbrief, indien niet het juiste aantal colli geleverd zijn en/of de verpakking beschadigd is. Aan de andere kant kan uw leverancier wel stellen dat hij goederen bij u heeft afgeleverd. Raken deze kwijt na het tekenen van de vrachtbrief, dan is dat voor uw rekening.

Stap 2
De binnengekomen goederen worden gecontroleerd aan de hand van de pakbon. Deze pakbon is vaak een kopie van de factuur zonder dat daarop bedragen vermeld zijn. Het is verstandig te controleren of alle items vermeld op de pakbon in de juiste hoeveelheden geleverd zijn. Hierbij wordt meestal alleen gekeken of het artikelnummer en omschrijving op het eerste gezicht overeenkomen met hetgeen geleverd is. Dus in dit stadium wordt verondersteld dat de witte korrels in een zak waar suiker op staat ook inderdaad suiker is. Ook wordt er gekeken of de juiste hoeveelheid geleverd is. Staat er op het pak suiker „1 kg” en is de verpakking ongeopend, dan mogen we er vanuit gaan dat er ook inderdaad één kilogram ingedaan is. Het is van belang om deze controle zo snel mogelijk uit te voeren, aangezien veel leveranciers een reclametermijn van 48 uur kennen. Zijn er items van de pakbon niet, niet goed of niet volledig geleverd, dan dient dit zo spoedig mogelijk aan de leverancier gemeld te worden.

Stap 3
Om het risico te beperken dat de goederen bij gebruik niet aan de eisen voldoen, wordt vaak een technische controle uitgevoerd. Dit wil zeggen dat er bekeken wordt of de goederen technisch gesproken aan de specificaties voldoen. Die stap wordt in het spraakgebruik vaak aangeduid met „ingangscontrole”. Dit is niet correct, omdat alle stappen in het ontvangstproces onderdelen zijn van de ingangscontrole.

Maar moet u nu alle binnengekomen goederen aan een technische controle onderwerpen? Om deze vraag te kunnen beantwoorden moeten we wat dieper ingaan op het begrip controle. Het doel van een technische controle is dat we trachten te voorkomen dat er „foute” produkten in het produktieproces uitkomen. Het spreekt voor zich, hoe meer produkten en hoe scherper er wordt gecontroleerd, hoe kleiner deze kans wordt. Echter controleren kost geld, dus de controlekosten zullen het hoogst zijn als de faalkans naar nul wordt teruggebracht. Aan de andere kant, hoe scherper we keuren, des te groter is de kans dat een „goed” produkt onterecht wordt afgekeurd. Dit verschijnsel drukken we meestal uit als het onderscheidingsvermogen van de controle of van het filter. Ook deze kans willen we zo klein mogelijk houden, omdat het optreden van dit verschijnsel ook weer geld kost. Hieruit kunnen we het volgende concluderen:

  • De aard en de frequentie van controleren heeft veel invloed op het uiteindelijke effect van de controle. Vanuit een kostenoogpunt gezien bestaat er een optimum tussen niet controleren (maximale foutkans) en het heel scherp keuren (minimale foutkans). Als ondernemer kunnen we dus stellen dat het goedkoper kan zijn om geen of een beperkte technische controle uit te voeren.
  • De mate waarin de leverancier zijn processen beheerst kan van invloed zijn op de aard en de frequentie van de uit te voeren controles. Waarom zouden we immers controleren als we zeker weten dat de leverancier het goed doet. Als we in redelijke mate kunnen vaststellen dat de leverancier de „technisch goede” produkten levert dan kunnen we een technische controle bij binnenkomst overslaan.

Nu we geconcludeerd hebben dat een technische controle niet altijd noodzakelijk is, ontstaat de vraag welke goederen er wel en welke goederen niet technisch gecontroleerd moeten worden? Hiervoor kan de onderstaande matrix als hulpmiddel gebruikt worden. De bedoeling is dat u uw in te kopen goederen indeelt in één van de vier vakken in de matrix.

goederenontvangst matrix

Stap 4
De goederen hebben, als alles goed gelopen is, de vorige drie controle stappen met succes doorlopen. De goederen kunnen nu vrijgegeven worden voor gebruik. Dit doet u door de goederen administratief in uw voorraad op te nemen. De pakbon wordt nu meestal, ook voor inhoud/kwaliteit, voor accoord getekend. De factuur kan betaald worden. De goederen verhuizen van de „ingangscontrole” naar hun locatie. Het proces van goederenontvangst is ten einde.

Door het proces van goederenontvangst op te delen in vier stappen kan op een economisch verantwoorde wijze gecontroleerd worden of de juiste goederen zijn binnengekomen.