Werkelijke kostenbesteding

Een kwaliteitskostenonderzoek doet daarom niets anders dan de directie een spiegel voorhouden over de werkelijke besteding van kosten. Men kan uit de resultaten van het onderzoek vaak wel de kostenclusters te weten komen die voor een nader, meer gedetailleerd onderzoek in aanmerking komen. Indien van toepassing kan daarna worden gewerkt aan verbeteringen die tot lagere kosten leiden.

Veel ondernemers hebben de indruk dat onderzoeken alleen maar dikke rapporten opleveren die in de bureaula verdwijnen. Helaas is deze opmerking niet helemaal uit de lucht gegrepen. We kunnen ook pragmatischer met het begrip 'kwaliteitskosten' omgaan. We hoeven niet de exacte omvang van de verschillende kosten te weten. We kunnen ook op basis van niet-volledige informatie bedrijfseconomisch de juiste beslissing nemen. We bespreken twee voorbeelden.

 

---

Voorbeeld: Foutoorzaken registreren

Een administratiekantoor controleert uitvoerig de loonadministraties van klanten. Is het afschrift niet goed, dan wordt het ter plekke gecorrigeerd. De inspecteur werd ingedeeld als productiemedewerker en beschouwd als 'direct' personeel. Nu kunnen we onderzoeken welk deel van zijn tijd hij besteedt aan controle (beoordelingskosten) en welk deel aan correctie (faalkosten). De controleur zou hiervoor een (gedetailleerde) urenverantwoording bij moeten houden. Een meer pragmatische werkwijze is het laten registreren van de hoeveelheid fouten die hij heeft gevonden. Deze registratie breiden we uit met het omschrijven van de locatie en/of de oorzaak van de fout. Een medewerker zal weinig problemen met deze registraties hebben. Deze informatie wordt in tijdreeksen gezet en teruggekoppeld naar de betrokken medewerkers en de verwerkingsafdeling. Op basis van deze informatie zijn terugkerende fouten op te lossen. Bovendien zal het proces kunnen worden bijgestuurd. U kunt met deze informatie geen volledig beeld geven van de kwaliteitskosten, maar u bereikt wel uw doel. U hebt immers de verborgen fabriek zichtbaar gemaakt.

---

 

Het verkrijgen van inzicht in de kwaliteitskosten en de omvang van de verborgen fabriek is slechts de eerste stap in een veel tijdrovender traject: het verlagen van de kwaliteitskosten en het elimineren van de verborgen fabriek. De tijd die daarmee gemoeid is, is een veelvoud van de tijd die nodig is om de kwaliteitskosten vast te stellen. Pas als u het gevoel hebt dat er (te) veel tijd wordt besteed aan het verbeteren van de organisatie, heeft het uitvoeren van kwaliteitskostenonderzoek zin gehad. Pas op dat moment kunt u zich afvragen of u uw doel hebt bereikt. Hebt u het gevoel dat er (te) veel tijd wordt besteed aan het verzamelen van informatie, dan is aan u de taak een verbeterings- en veranderingsproces in gang te zetten.

---

Voorbeeld: Verbeter met mate
In een ander bedrijf worden de gemeten kwaliteitskosten maandelijks aan het management gerapporteerd. Maandelijks krijgen de leidinggevenden van de betrokken afdelingen dan ook een of meerdere verbeteringsprojecten opgedragen. Binnen de afdelingen stapelt het werk zich in verband met die projecten op. Bovendien zijn de nieuw opgedragen projecten naar de smaak van de mensen in de afdelingen vaak interessanter dan de projecten waar ze al zo veel tijd aan hadden verspijkerd. Men begint van lieverlee 'oude' projecten maar te vergeten. Het gevolg is dat er uiteindelijk slechts een minderheid van de projecten met nut wordt afgesloten. Veel werk (hoge kosten) wordt dus voor niets uitgevoerd. De boodschap is dat het beter is om goed bij te houden wat een organisatie aan verbeteringsprojecten aankan. Het is immers beter om bijvoorbeeld twee projecten met interessante vermindering van kosten af te sluiten dan tien projecten in uitvoering te hebben die door drukte en andere redenen langzamerhand in het vergeetboek komen te staan.