Door de dreiging van internationaal terrorisme heeft de bescherming van de wereldwijde supply chain een prioriteit voor bedrijfsleven en overheid. Het Authorised Economic Operator (AEO) concept maakt deel uit van een EU-breed initiatief om het terrorisme aan te pakken, namaak tegen te gaan en fraude te voorkomen.
AEO is een concept van verbeterde beveiliging en controles, die tot doel hebben ervoor te zorgen dat de interne EU- markt wordt beschermd. Daarnaast wordt ook de internationale supply chain veiliggesteld door middel van samenwerking met wereld handelspartners.
Het verkrijgen van AEO-status "Geautoriseerd Marktdeelnemer" zal afnemers de waarborg geven dat zij zaken doen met betrouwbare betrouwbare bedrijven die aangetoond hebben zich gehouden te hebben betrouwbaar te zijn en zich aan de internationale handelsregels hebben gehouden
Welke bedrijven worden geraakt door AEO?
Alle bedrijven die goederen bewegen door de internationale handelsketen worden mogelijk geraakt door AEO. Daarbij maakt het niet uit of ze eigenaar zijn de goederen, of die goederen slechts verplaatsen. Ook de omvang of marktsektor waarin u opereert is niet relevant. De groep omvat omvat de fabrikanten, verladers, importeurs, exporteurs, vrachtexpediteurs, agenten, magazijnen en logistieke dienstverleners.
Welke soorten certificaten zijn er?
AEO verwijst naar bedrijven die voldoen aan bepaalde criteria en daardoor -door de douane- worden gezien als betrouwbaar. Soortgelijke classificaties zijn er ook in de Verenigde Staten(C-TPAT), Canada, Australië, Nieuw- Zeeland, Vietnam, Singapore en Zuid-Afrika.
De AEO-status kent drie verschillende type certificaten en kan worden toegekend aan bedrijven die voldoen aan de criteria. De drie certificaten zijn:
- Douanevereenvoudigingen (AEO-C certificaat)
- Beveiliging en veiligheid (AEO-S certificaat)
- Een combinatie van de twee (AEO-F certificaat)
Het AEO-S certificaat kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor:
- Elke marktdeelnemer (bv. transporteurs) die niet betrokken is bij douaneprocedures maar die regelmatig summiere aangiftes doet
- Marktdeelnemers die gebruik willen maken van wederzijdse erkenning van AEO status met derde landen
- AEO’s betrokken bij doorvoerprocedures omdat de summiere aangifte ingediend kan worden met gebruikt van vervoeraangiftes
Elke AEO die voldoet aan de veiligheidscriteria (AEO-S en AEO-F) wordt geacht een veilige partner te zijn in de toeleveringsketen. De AEO-status levert een positieve bijdrage aan deze reputatie.
Om AEOC-status te verkrijgen dient de aanvrager te voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Naleving van de douanewetgeving
- Financiële solvabiliteit
- Deugdelijke administratie
- Veiligheid (alleen bij AEO-S en AEO-F)
De regeling Geautoriseerde Marktpartij (AEO) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2008.
Wat zijn de voordelen van het verkrijgen van de AEO-status?
Afhankelijk van het type certificaat dat verkregen wordt, zijn de directe voordelen voor de certificaathouder:
- Als een 'vertrouwde deelnemer' in de toeleveringsketen, hoeven de goederen aan minder fysieke en procedurele controles worden onderworpen.
- Goederen zullen alleen steekproefgewijs worden onderworpen aan onderzoek.
- De douane kan een lagere zekerheidsstelling vereisen.
- Erkenning van de status in de hele EU moet het eenvoudiger maken om in andere lidstaten gebruik te maken van regelingen
- De status wordt gezien als een 'keurmerk' van de Europese Commissie en van de douane-autoriteiten.
Daarnaast is gebleken dat deelnemers aan vergelijkbare regelingen in andere landen profiteerden van:
- Verminderd risico op diefstal en verdwijning, zowel door het personeel als tijdens het vervoer van de goederen.
- Verhoogd veiligheidsbewustzijn binnen het bedrijf.
- Verlaging van de verzekeringspremies.
- Gemakkelijker herkenning van fraude, imitatie (namaak) en parallelle markten door een betere kennis van locatie en status van het product.
- Het sneller en nauwkeuriger kunnen aanleveren van informatie aan klanten en douane
- Het creeren van een 'green lane' voor snellere doorstroming vaoor goederen.
- Verbeterde klantrelaties door minder vertragingen van de leveringen.
De voordelen kunnen per type certificaat anders zijn. Onderstaand ziet u de verschillen:
| Behandeling door de douane | AEO-C | AEO-S | AEO-F |
| Makkelijker toegang tot douanevereenvoudigingen krachtens de douanewetgeving. Wanneer een persoon die een vereenvoudiging aanvraagt tevens houder is van een certificaat AEO-douanevereenvoudigingen, zal de douane niet overgaan tot heronderzoek van de criteria die reeds zijn onderzocht op het moment van de toekenning van AEO-status. |  | | |
| Mogelijkheid tot vooraanmelding (in geval van een summiere aangifte van een AEOF, kan het bevoegde douanekantoor, voor binnenbrengen/uitgaan van goederen in of uit de Gemeenschap, aan het gecertificeerde bedrijf (AEO) mededelen wanneer als gevolg van een veiligheidrisicoanalyse, de zending is geselecteerd voor verdere fysieke controle). | | | |
| Een beperkte gegevensset voor summiere aangiftes (AEO-F importeurs and exporteurs maken automatisch aanspraak op het indienen van summiere aangiftes met een beperkte gegevensset).NB: Transporteurs, vrachtvervoerders en douaneagenten kunnen alleen gebruik maken van de beperkte gegevensset wanneer hun klanten tevens over een AEO-S of AEO-F-certificaat beschikken. | | | |
| Minder fysieke en documentaire controles (hetgeen betekent dat een AEO een lagere risicoscore kent en dat de inklaring sneller zal verlopen, aangezien de status in alle Lidstaten wordt erkend). | | | |
| Voorrangsbehandeling bij de selectie voor controle (als algemeen principe geldt dat de zending als eerste wordt gecontroleerd indien andere zendingen eveneens zijn geselecteerd afkomstig van niet-gecertificeerde bedrijven). | | | |
| Mogelijkheid tot verzoek om een specifieke plaats voor dergelijke controles (een AEO kan de douane verzoeken om de controle op een andere plaats te laten plaatsvinden waar inklaring minder tijdrovend is of minder kosten met zich meebrengt). | | | |
Zal de AEO-status worden erkend buiten Nederland?
AEO-status wordt erkend in alle EU-lidstaten. De EU is momenteel in onderhandeling met andere landen, zoals de VS inzake wederzijdse erkenning van de status. Geruchten suggereren dat de VS overweegt AEO status verplicht voor EU-bedrijven uitvoer van goederen naar de VS.
Zullen niet AEO bedrijven worden benadeeld?
De douaneautoriteiten hebben aangegeven dat Nederlandse bedrijven die ervoor kiezen geen AEO-status aan te vragen, de bestaande vergunningen en vereenvoudigingen blijven behouden. De huidige afhandelingstijden ten aanzien van goederen van niet AEO-bedrijven zullen naar verwachting worden gehandhaafd.
Al zal op dit moment er - vanuit de douane gezien - geen directe verplichting zijn om het certificaat aan te vragen, er zijn toch ook andere belangrijke factoren om toch de het aanvragen van een AEO-status serieus in overweging te nemen. Bijvoorbeeld:
- Niet AEO-bedrijven kunnen op een achterstand ten aanzien van de concurrentie geplaatst worden. Als AEO-gecertificeerd bedrijf kunt u de voorkeur genieten boven andere bedrijven bij het gunnen van opdrachten.
- De douane ziet een toeleveringsketen als veilig als alle bedrijven die onderdeel uitmaken van die keten de AEO status bezitten. Het kan dus zijn dat uw afnemers om die reden een AEO-status van u gaan verwachten.
Verder moet u er rekening mee houden dat de douane zich tot doel heeft gesteld om vanaf 2013 buitengrensoverschrijdende logistieke ketens te controleren op basis van risico-informatie.
Hoe verloopt de aanvraag procedure?
Aanvragen voor de status Geautoriseerde Marktpartij zijn vrijwillig zijn en worden gedaan bij douane in de betrokken EU-lidstaat.
Op zich is de aanvraagprocedure relatief eenvoudig. De aanvrager vult een aanvraagformulier in en voegt daarbij de ondertekende verklaring bij. In deze verklaring wordt aangegeven dat:
- De aanvrager is bekend met de wet- en regelgeving over de status van Geautoriseerd Marktdeelnemer (hierna te noemen: Authorised Economic Operator (AEO), zoals vastgelegd in Verordening (EG) nr. 2913/92 en de uitvoeringsbepalingen bij deze verordening, waarvan de toepassing nader is uitgelegd in het document ‘Gecertificeerde bedrijven (Gids) (TAXUD/2006/1450;29-6-2007)'.
- De aanvrager voldoet aan alle voorwaarden en eisen over AEO - voor zover van toepassing - die in de onder punt 1 genoemde wet- en regelgeving zijn opgenomen.
- De aanvrager heeft een "AEO-self-assesment" uitgevoerd en interne controlemaatregelen genomen om te voldoen aan de voorwaarden en eisen die voortvloeien uit de in punt 1 genoemde wet- en regelgeving.
- De aanvrager verklaart dat hij, als een AEO-certificaat is verleend, op eigen initiatief wijzigingen zoals genoemd in artikel 14 quatervicies van Verordening (EG) 2454/93 zal doorgeven aan de douane. De aanvrager zal tevens regelmatig vaststellen of hij nog aan de voorwaarden van AEO voldoet.
Het uitvoeren van de zelf-evaluatie
Een belangrijk deel van het werk dient echter voorafgaand aan de aanvraag te worden gedaan. Het uitvoeren van de zelf-evaluatie als bedoeld onder punt drie van de verklaring. Dit houdt het beoordelen, vastleggen en evalueren van het volgende in:
- Bedrijfsprocessen, systemen en controles.
- Bestaande regelingen of vergunningen die eventueel voldoen aan een deel van de criteria voor de AEO-status.
- Risicogebieden, het begrijpen van hun potentiële impact op de onderneming, de douanezaken en de AEO-aanvraag
In principe houdt dit in dat u met een checklist alle relevante punten nagaat en beoordeeld of deze voldoen aan de eisen. Belangrijk is dat er aangetoond kan worden dat u aan die eisen voldoet.
Onderzoek door de douane
Afhankelijk van het aangevraagde type certificaat zal een onderzoek ingesteld worden naar:
- Achtergrond - met inbegrip van gegevens van de eigenaars en aandeelhouders van het bedrijf, locaties en dochterondernemingen, de bron van grondstoffen en de bestemming van de omzet.
- Naleving van de douanewetgeving in het verleden - met inbegrip van bijzonderheden van elke bestaande douanevergunningen het bezit is van het bedrijf, de methode voor de bepaling van de douanewaarde van en de procedures voor de openbaarmaking van onregelmatigheden bij de betrokken overheidsinstanties.
- Beoordeling van financiële -en logistieke systemen - met inbegrip van de audit voor fiscale en douane-doeleinden, de interne controleprocedures van de business, en maatregelen genomen om systemen te beschermen tegen ongeoorloofde computer toegang.
- Beoordeling financiële solvabiliteit.
- Veiligheid en beveiligingsprocedures - met inbegrip van fysieke toegangscontrole systemen, de details van de dreigingsanalyses die zijn uitgevoerd door het bedrijf en de stappen die zijn genomen als gevolg, enkele zekerheid eisen die worden opgelegd aan zakelijke partners en personele beveiliging beleid.
Naleving van de douanewetgeving wordt gecontroleerd over een periode van 3 jaar voorafgaande aan de indiening van de aanvraag. Dit wordt gecontroleerd met betrekking tot de volgende personen:
- de aanvrager
- personen die verantwoordelijk zijn voor het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend of die zeggenschap hebben over de leiding van het bedrijf
- de voor douanezaken verantwoordelijke persoon in het bedrijf dat de aanvraag heeft ingediend
- indien van toepassing, de wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager in douanezaken
Naleving kan worden beoordeeld op basis van de douanegerelateerde administratie.
Onder financiële solvabiliteit wordt verstaan een gezonde financiële situatie die de aanvrager in
staat stelt aan zijn verplichtingen te voldoen, de kenmerken van zijn zakelijke activiteiten in
aanmerking genomen. Financiële solvabiliteit dient te worden aangetoond over de afgelopen 3 jaar.
Sommige overtredingen kunnen door de Douaneautoriteit worden beschouwd als geringe overtredingen. Deze geringe overtredingen zullen niet leiden tot het weigeren van het verlenen van AEO-status aan het gecertificeerde bedrijf.
Wanneer de aanvrager minder dan 3 jaar geleden is opgericht, wordt gekeken op basis van de beschikbare administratieve documentatie en informatie.
Hoe gaat het verder na de aanvraag?
Als de douane uw aanvraag heeft beoordeeld, dan zal de AEO-status al dan niet verleend worden.
In de praktijk gaat de douane pragmatisch om met de aanvraag. Natuurlijk moet u voldoen aan de eisen, maar de douane zal in het proces - mocht u nog niet niet geheel voldoen aan de eisen - aangeven wat u moet doen om wel aan de eisen te voldoen.
Op gond van de voorschriften kan de douane uw aanvraag dus ook afwijzen, bijvoorbeeld omdat in het verleden te vaak zich niet heeft gehouden aan de douane wetgeving of er andere elementen zijn waarvn niet verwacht kan worden dat deze binne afzienbare termijn worden opgelost.
In dat geval kunt u na drie jaar een nieuwe aanvraag indienen. Zoals gezegd, in de praktijk zal de douane de aanvraag niet zomaar zonder mogelijkheid tot aanpassen afwijzen. Er moeten echt wel gegronde redenen aanwezig zijn. Het is ook niet zo dat u dan ineens onder een verscherp toezicht komt.
Kunt u na de aanvraag op uw lauweren gaan rusten?
Dat is helaas niet het geval. Er moet een systeem zijn, waarin op regelmatige basis beoordeeld wordt of u nog aan de eisen voldoet. Feitelijk moet op regelmatige basis en op eigen initiatief de 'self assesment' opnieuw uitvoeren en documenteren.