Hoe wordt dit prijskaartje nu samengesteld?

Feitelijk heel eenvoudig. In plaats van alleen de aanschafkosten van een product of dienst te bekijken kijken we naar alle kosten die gedurende de levenscyclus van het product of de dienst gemaakt worden. Dus niet alleen de zichtbare kosten, maar ook de onzichtbare kosten. Zoals we al weten, zijn de direct betaalde kosten voor een product of dienst niet de enige kosten. Onder de oppervlakte zijn er nog veel meer kosten gemaakt of te maken. En deze kosten zijn onderdeel van de totale kostprijs. Door al die kosten in kaart te brengen zorgen we ervoor dat goedkoop uiteindelijk geen duurkoop is.

TCO kan het senior management helpen bij de beoordeling van hun interne of in te kopen diensten. Wat kost een bepaalde dienst per gebruiker per jaar? Stel deze vraag voor een product of dienst. Stel vervolgens de vraag: 'Wat zijn de additionele kosten bij een hogere beschikbaarheid, capaciteit of meer functionaliteit?'

En voila! Hier ligt de basis voor kostenreductie. Kijk op de vrije markt wat de kosten zijn en vergelijk deze met de kosten van de eigen ICT-afdeling. Of vergelijk de kosten met andere organisaties (in dezelfde branche). Dit wordt ook wel benchmarking genoemd. En daarmee stijgt het TCO-concept boven een normale kostenprijsbepaling uit. Het is een instrument om kosten te reduceren, maar ook om (kwaliteits)verbeterpotentieel op te sporen.

Binnen ICT blijft het altijd een gevecht om technologie. Kijkt men puur naar de functionaliteit en kosten, dan komen er verrassende zaken uit de bus. Dit betreft onder andere de kosten van een thick client (pc) versus thin client (netwerk). Gartner heeft berekend dat de kosten van een thick client circa $ 5.360,– per jaar zijn. De kosten van een thin client zijn $ 5.160,– per jaar. De aanschafkosten van een thin client zijn $ 500,– en die van een thick client zijn $ 1.200,–. Dit toont duidelijk aan dat de initiële kosten niet als uitgangspunt dienen te worden geaccepteerd. Maar er is meer. Wat is de verwachte technische en economische levensduur? Wat zijn de operationele kosten tijdens gebruik? Hoe zeker is de technologie? Wat zijn de onderhoudskosten? Welke kosten voor training en opleiding moeten er meegenomen worden? En ga zo maar door.