TCO: een voorbeeld

In het navolgende werken we een voorbeeld uit, waarin we voor een product de TCO gaan bepalen. De TCO-analyse wordt uitgevoerd op artikelnummerniveau. De inkoopsprijs van het product of de dienst wordt hierbij als een gegeven beschouwd. We gaan uit van de volgende gegevens.

Naam leverancier		Voorbeeld leverancier
Locatie		Eindhoven
Artikelnummer		123456789
Artikelomschrijving		Testproduct
Nettoinkoopprijs per stuk	euro/stuks	10
Bestelgrootte	stuks	1000
Jaarverbruik	stuks	12.000
Gemiddelde voorraad	stuks	2500

Willen we TCO toepassen, dan moeten we het bedrijf in en verschillende elementen onderzoeken. Voor het model hebben we de volgende basisinformatie nodig.

Parameter	Eenheid	Waarde
Uurtarief ontwikkeling	euro/uur	70
Uurtarief inkoop/logistiek	euro/uur	70
Uurtarief kwaliteit	euro/uur	70
Uurtarief productie/magazijn	euro/uur	40
Financieringskosten voorraden	%	4
Afschrijvingstermijn ontwikkelkosten	jaar	3

Als we eenmaal een artikelnummer hebben gekozen, moeten we de specifieke informatie verzamelen. Wij zijn gekomen tot de volgende informatie.

Ontwikkeling
	Productspecificatie
1	Benodigde tijd om productspecificaties op te stellen	uur		100
	Productontwerp
2	Aantal dagen voor ontwikkeling tot nul-serie en wijzigingen	dagen		10
	Leveranciersaudit
3	Aantal leveranciersaudits	x		1
4	Arbeidstijd per audit gedurende de ontwikkelingsfase	uur		8
5	Reiskosten per audit gedurende de ontwikkelingsfase	euro		100
	Productkwalificatie en -testen
6	Aantal producttesten/inspecties	x		3
7	Tijd nodig om één proefpoduct te inspecteren/testen	uur		4
8	Totale tijd besteed aan vrijgave (excl. testen/inspecties)	uur		40
	Gemiste verkopen als gevolg van levertijd productmallen
9	Verschil in gemiddelde doorlooptijd van mallen met de concurrentie (sneller = negatief)	dagen		-14
10	Verwachte extra verkopen per dag als gevolg van kortere 'time to market'	euro	dag	1000

Inkoop
	Expediting
11	Tijd besteed aan expediting verlate leveranties voor de leverancier per jaar	uur	jaar	52
	Veiligheidsvoorraad
12	Benodigde veilligheidsvoorraad als gevolg van verwachte leveringsprestatie	stuks		1000
	Inkooporders
13	Benodigde materialen voor voorbereiding en verzending van een inkooporder (documenten en papier)	euro		1
14	Communicatiekosten via EDI	euro		1
15	Benodigde tijd om een EDI-inkooporder te verwerken	uur		1
	Kortingen
16	Betalingstermijnen per zending	dagen		30
17	Betalingskorting per zending	%		0,025
	Additionele kosten
18	Vrachtkosten per zending	euro		75
19	Invoerrechten per product	%		0,05
20	Verzekeringen per zending	%		0,08

Logistiek
	Ontvangsten
21	Aantal inslagen per jaar met item	x	jaar	12
22	Tijd nodig voor manuele ontvangst goederen (excl. tellen)	uur	inslag	0,00
23	Tijd nodig voor (semi)automatische ontvangst goederen (excl. tellen incl. gebruik barcode of identificatieapparatuur)	uur	inslag	0,25
24	Tijd voor ingangscontrole en tellen	uur	inslag	0,25
	Levering magazijn naar verbruikspunt
25	Aantal productieorders met item	x	jaar	150
26	Tijd voor allocatie van de producten in en uit het magazijn	uur	productieorder	0,15
27	Benodigde tijd voor ompakken van leveranciersverpakking naar verpakking gebruikt in productie	uur	productieorder	0,00
28	Transporttijd van magazijn naar productielocatie	uur	productieorder	0,15
	Niet-tijdige leveringen en herplannen
29	Percentage te late leveringen	%		5
30	Gemiddeld aantal dagen te laat	dagen		21
31	Percentage te vroege leveringen			10
32	Gemiddeld aantal dagen te vroeg			7
33	Percentage van de voorraad die niet benodigd is, maar het gevolg is van de weigering van de leverancier om te herplannen	%		2
34	Tijd dat deze voorraad ongebruikt is	dagen		75
	Trage reactietijden
35	Gemiddelde tijd besteed aan een leverancierscontact betreffende beschikbaarheid, eerder binnenhalen goederen of algemene inlichting betreffende de levering	uur	jaar	26

Kwaliteit
	Leveranciersaudit
36	Aantal audits per jaar	x		0,5
37	Arbeidstijd per audit	uur	audit	4
38	Reiskosten per audit	euro	audit	100
	Ontvangstinspecties
39	Aantal steekproefsgewijze inspecties per jaar	x		1
40	Arbeidstijd voor steekproefsgewijze inspectie van de binnenkomende goederen	uur	stuk	1
	Rework
41	Line reject rate	%		1
42	Benodigde tijd om een afkeur te herstellen	uur	stuk	0,25

Service
43	Field call rate (5 jaar)	%		1

Milieu
44	Verzamelen/terugnemen van materiaal	euro	stuk	1
45	Kosten milieueisen in de komende vijf jaar	euro	5 jaar	10.000

In combinatie met de basisgegevens komen we dan tot de volgende TCO.

	Kosten per jaar		Kosten per product
Productspecificatie	2.333		0,19
Productontwerp	3.333		0,28
Leveranciersaudit	220		0,02
Productkwalificatie en testen	1.213		0,10
Gemiste verkopen als gevolg van levertijd productmallen	14.000		1,17
Ontwikkeling		21.100		1,76
Expediting	3.640		0,30
Veiligheidsvoorraad	400		0,03
Inkooporders	864		0,07
Kortingen	-3.395		-0,28
Additionele kosten	6.901		0,58
Inkoop		8.410		0,70
Ontvangsten	120		0,01
Levering magazijn naar verbruikspunt	1.800		0,15
Niet-tijdige leveringen en herplannen	27		0,00
Trage reactietijden	1.820		0,15
Kwaliteit		1.460		0,12
Field call rate (5 jaar)	6.000		0,50
Service		6.000		0,50
Verzamelen/terugnemen van materiaal	600		0,05
Kosten milieueisen in de komende vijf jaar	2.000		0,17
Milieu		2.600		0,23
Totaal additionele kosten	43.338		3,61
Nettokosten leverancier inkoop product	120.000		10,00
Totale kosten inkoop product		163.338		13,61

We zien in deze eenvoudige analyse dat boven op de kale inkoopskosten van een product circa 36% aan additionele kosten komt. Willen we onze TCO omlaag brengen, dan zien we snel op welk gebied we dit kunnen doen. In dit voorbeeld wordt de TCO enorm lager (1,17 per product) doordat we kiezen voor een leverancier die onze productiemallen sneller kan leveren. We zijn sneller op de markt en verkopen daardoor meer producten. De andere leverancier is dan misschien wel goedkoper, maar zal ons omzet kosten.

Nu is een model niet meer dan een aanname van de werkelijkheid met een aantal simpele sommetjes. Bij dit artikel hebben we het spreadsheetmodel gevoegd, dat u voor uw bedrijf kunt aanpassen en gebruiken. U zult verteld staan van de keuzen die u al gemaakt hebt.