Artikelindex

Inkoper en kwaliteit

Een moderne inkoper ontkomt moeilijk aan de moderne eisen die aan een kwaliteitssysteem worden gesteld. Op zich is dit heel vanzelfsprekend, omdat de door hem ingekochte goederen over het algemeen sterk kwaliteitsbepalend zijn. Het heeft dan ook weinig zin om eisen te stellen aan de interne kwaliteit als de toeleveranciers buiten schot blijven.

De laatste jaren is dit besef ook in de uitvoeringspraktijk van kwaliteitssystemen doorgedrongen. Lag het accent bij (certificatie)audits voorheen sterk op het hebben van een hele papierwinkel, tegenwoordig wordt er meer gekeken naar het meten en registreren van prestaties. Natuurlijk omdat vanuit deze geregistreerde prestaties gericht aan verbeteringen kan worden gewerkt.

Deze verschuiving in de manier van denken is duidelijk zichtbaar geworden in het inkoopveld. Werd er door (een onderdeel van) een organisatie maar een klein volume ingekocht, dan werd ook maar een klein deel van de totale audit aan de inkoopfunctie besteed. Bij evalueren van die paar leveranciers zou immers de investering nooit worden terugverdiend. Het tij is echter gekeerd. Die paar leveranciers kunnen wel degelijk van belang zijn voor de uiteindelijke kwaliteit van het eindproduct. Ook al wordt er maar eens in de tien jaar iets bij de betreffende leverancier besteld, hij zal toch adequaat moeten worden geselecteerd en beoordeeld. Dat is tenminste de huidige opvatting.

Zo braaf als we zijn, maken we gebruik van de reeds bestaande methodieken. Hierbij beschouwen we iedere leverancier als gelijk en ze zullen dan ook als gelijkwaardig worden beoordeeld. Met alle kosten van dien. Maar is dat nu wel nodig?

Stel, we hebben een leverancier die vier keer per jaar een niet-kritiek onderdeel moet leveren. Denkt u maar aan bijvoorbeeld zeep voor de dispensers. De leverancier is goedkoop. Dat kan hij zijn omdat hij aanlevert als hij in de buurt is. De inkoper heeft per kwartaal een order in het systeem staan. De gevraagde leveringsdatum is een richtdatum. Het mag een paar weken eerder, maar zeker niet veel later. De ene keer wordt er dus drie weken voor de datum afgeleverd, de andere keer zal dat een week te laat zijn. Op tijd leveren is een toevalligheid, de kans dat er precies op de gevraagde leveringsdatum wordt geleverd, is nagenoeg nul. Naar normale leveringsprestaties gemeten zal zijn prestatie in de buurt van de 0% uitkomen.

We hebben intern een prestatie-eis gesteld die we consequent gebruiken als beslissingscriterium voor het selecteren van leveranciers. Een leverancier met een leveringsprestatie van minder dan 50% mag niet als voorkeursleverancier te boek staan. We moeten consequent blijven, dus moeten we betere afspraken met de leverancier maken of, als dat niets oplevert, een andere te selecteren. Zijn beide partijen hiermee gediend?