Voor veel multinationale ondernemingen zullen er twee belangrijke criteria zijn in de selectie van een WMS-pakket.
- Hoe sterk is de leverancier, kan hij de opdracht aan en heeft hij voldoende financiële draagkracht?
- Kan de leverancier in de verschillende geografische gebieden locale ondersteuning leveren zowel tijdens en – misschien belangrijker – na de implementatie?
Maar er zijn meer aandachtspunten die van belang kunnen zijn voor alle ondernemingen bij het selecteren van een leverancier voor een WMS-implementatieproject.
In het kader van deze bijdrage voert het echter te ver om deze uitputtend naar voren te brengen. Toch zal ik u een aantal ‘best practices’ niet onthouden.
Dit artikel bevat een analyse die ten tijde van publicatie (2004) actueel was. De wereld verandert, dus sommige stellingen in dit artikel kunnen achterhaald zijn. Desalniettemin bevat het artikel vele elementen die nog steeds het lezen meer dan waard zijn.
Test of u wel een WMS moet aanschaffen
Beantwoord de volgende tien vragen met ja of nee en test in hoeverre u toe bent aan een nieuw warehouse management systeem (wms).
Bron: ARC Advisory Group. Simon Bragg, ARC’s Top 10 Best Practices in WMS.
Nadat u de test heeft ingevuld, telt u het aantal keren dat u het antwoord ‘JA’ heeft ingevuld. Onderstaand vindt u een impressie van het onderzoeksbureau ARC – gebaseerd op gesprekken met producenten, consultants en leveranciers – over hoe de huidige stand van zaken is met betrekking tot Warehouse Management Systeem.
- Ligt uw score onder de 3, dan is er goed nieuws. Er valt nog veel te verbeteren aan de prestatie en winstgevendheid van uw magazijn en daarmee van uw onderneming. Het zal dus zeker de moeite lonen om uit te kijken naar een up-to-date WMS.
- Ligt uw score tussen de 4 en de 6, dan maakt u – naar de mening van ARC – pragmatisch gebruikt van de beschikbare technologie. Uw prestatie in de keten zal waarschijnlijk gemiddeld zijn. Wilt u beter presteren, dan kunt u besluiten de bestaande technologie beter te benutten en/of een aanpassing van uw WMS-systeem overwegen.
- Ligt uw score tussen de 7 en de 8, dan maakt u gebruikt van bewezen WMS-technologie. Wilt u nog verder verbeteren, dan moet u op uw hoede zijn. De dan te gebruiken technologie loopt voorop en kent dus mogelijk vele kinderziekten. De aanschaf van een andere WMS zal bij u niet bijdragen aan de winstgevendheid.
- Ligt uw score tussen de 9 en de 10, dan loopt u voorop op het gebied van WMS. U heeft de vele kinderziekten net achter de rug of zit er midden in. De aanschaf van een ander WMS is bij u niet aan de orde.
Samenvattend, ligt uw score onder de 7 dan zal de aanschaf van een WMS nu of in de toekomst actueel zijn. Het vervolg van deze bijdrage is voor u interessant om door te nemen. Hierin krijgt u een aantal aandachtspunten om mee te nemen in het proces van selectie.
Ligt uw score boven de 7, dan zal het vervolg van deze bijdrage mogelijk een ‘aha-erlebnis’ geven of – als u nog kampt met de kinderziekten van een keuze – een ‘had ik dat maar eerder geweten’-gevoel oproepen.
Best-Practices in WMS-selectie
Wat is de ondernemingsstrategie?
Wat is de strategie van uw onderneming en past het gekozen WMS daarbij? Kijk daarbij naar de eisen en wensen van uw klanten, de aard van uw activiteiten, de aanwezige expertise op het gebied van WMS en SCE en de technologische standaarden die reeds in uw bedrijf aanwezig zijn.
Maximaliseer uw resultaten: kosten versus opbrengsten!
Maak altijd een analyse van de kosten en de opbrengsten van een WMS over de totale levenscyclus. Focus daarbij niet op de ‘out of pocket’-kosten van het moment. Misschien krijgt u de WMS-module wel gratis bij uw ERPsysteem, maar dan kunnen de operationele kosten oplopen door gebrek aan functionaliteit. Of een leverancier heeft niet de kennis om bepaalde branchespecifieke aanpassingen in het pakket te brengen. Goedkoop wordt dan duurkoop. Vergeet in de berekening niet de kosten mee te nemen die gemaakt worden om het systeem daadwerkelijk in de lucht te houden. Al snel zal duidelijk worden dat de initiële licentiekosten maar een heel beperkt deel van het kostenplaatje zullen uitmaken. Het bepalen van de opbrengsten is veelal moeilijker. Laat u hierbij ondersteunen – echter niet leiden – door uw leverancier. Hou in uw berekening rekening met de kans dat besparingen ook daadwerkelijk gehaald worden.
Laat de functionaliteit de daadwerkelijke behoefte dekken!
‘ Te’ is nooit goed. Kijk uit voor systemen die teveel bieden voor uw operatie, dit maakt het in de lucht houden van het systeem vaak moeilijker en daardoor duurder. Een systeem dat niet uw basisfunctionaliteit dekt zal uiteindelijk een miskoop blijken. De ‘work-arrounds’ voor niet gedekte situaties zullen vaak veel menskracht vragen. En arbeid is nog steeds duur. Waak voor het ontwikkelen en invoeren van het ‘kind met het waterhoofd’. In hun enthousiasme laten vele applicatiedeskundigen zich leiden tot functionaliteit die ‘nice to have’ is, vervolgens veel implementatietijd vergen en weinig concrete resultaten opleveren.
Is de leverancier gefocussed op supply chain-oplossingen?
Een leverancier die het leveren en onderhouden van een WMS niet als zijn core-business ziet zal sneller besluiten niet verder te ontwikkelen of zelf te de-supporten. Verder is het van belang dat de leverancier over kennis beschikt van uw marktsegment, maar ook horizontaal verder kijkt naar ontwikkeling in andere markten. U zult ervan verbaast staan hoeveel overeenkomsten er zijn tussen magazijnoperaties in verschillende industrëeen.
Wat is de cultuur in het bedrijf van de leverancier?
Als u een product kiest dat essentieel is voor de ontwikkeling van uw business – en dat is een WMS in de meeste gevallen – dan dient u uw leverancier te zien en te selecteren als een partner. De beste manier is het ontwikkelen van een bidirectioneel partnership, immers de leverancier kan en zal ook zijn voordeel willen doen met hetgeen u hem te bieden heeft. Als gevolg hiervan zal de cultuur binnen uw bedrijf moeten passen bij de cultuur van uw leverancier. U moet de waarden en normen van uw leverancier zien te begrijpen en beoordelen of deze bij uw onderneming passen. Check bij referentieklanten of uw perceptie van de cultuur bij de leverancier klopt.
Past de oplossing bij uw infrastructuur en architectuur?
De technologische mogelijkheden van uw eigen mensen zijn in vele gevallen bepalend voor het succes van het project. Buiten het platform en de hardware die gebruikt gaan worden, zijn de interacties met andere applicaties van belang. Een groot deel van de implementatietijd en -kosten wordt besteed aan het koppelen van verschillende systemen. Veel tijd en kosten gaan verloren door onvoldoende (technologische) kennis bij de medewerkers en de partners betrokken bij de verschillende applicaties en platformen.
Hoe is de opbouw van het product en is het product volwassen?
Van belang is om te weten hoe het product is opgebouwd. Hierbij moet u denken aan de technologische samenstelling. Wordt er gebruikt genaakt van bewezen technologieën? Kan er zonder al te veel problemen uitgebreid worden? Functioneert het nog steeds goed als de hoeveelheid dagelijkse transacties gaat stijgen enzovoorts. Een leverancier die hier onvoldoende de aandacht op richt, bekort hierdoor veelal de werkelijke economische levensduur van zijn product. De volwassenheid van het product is van belang voor de stabiliteit en de duur van de implementatie. Een eerste implementatie met een nieuw product is vragen om moeilijkheden. Soms is het onontkoombaar een nieuw product te moeten implementeren – immers één moet de eerste zijn – maar wees ervan bewust dat dat vaak niet van een leien dakje zal lopen. Kijkt u verder uit voor producten die ‘te’ volwassen zijn. Met de aankoop van een ‘bejaard’ systeem zult u de broodnodige vitaliteit missen.
Hoe is de ondersteuning in implementatie en support ?
Er bestaat een idee dat het bijvoorbeeld goedkoper is een ERP-module te implementeren dan een ‘best-ofbreed’ WMS-systeem. Onderzoek van Gartner (SAP WMS will Become a Contender in 2005, Gartner Group May 2003) heeft geen bewijs voor deze stelling opgeleverd. Wat hier wel uitkwam is dat iedere implementatie dient te worden gedaan door bekwame medewerkers. Een andere kritische succesfactor voor iedere implementatie is de ontwikkeling van een compleet implementatieplan dat de gebieden dekt van configuratie, hardware-implementatie, maatwerk (indien nodig), testen, conversie en on-site gebruikerstrainingen.
Niet vreemd is dat als slagingsfactor verder de toewijding en steun van het management wordt genoemd. Het kan zijn dat u niet over de benodigde kennis en vaardigheden binnen uw eigen organisatie beschikt. In dat geval kunt u een beroep doen op uw leverancier. Informeer vooraf of hij wel daadwerkelijk de kennis en kunde bij u gaat inzetten. Is dat niet mogelijk, dan kunt u altijd nog overwegen om – eventueel samen met uw leverancier – een derde partij in te schakelen. Het is al eerder genoemd, na de implementatie van een WMS-systeem begint het pas werkelijk. Zorg ervoor dat het op dat moment niet stopt bij uw leverancier. U dient partners te zijn gedurende de gehele levenscyclus van uw WMS-systeem.
Tot besluit
In deze bijdrage is een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn in het proces om te kiezen voor een nieuw WMS op een rijtje gezet. Als eerste dient u zich af te vragen of u op dit moment echt te ver achter loopt waardoor u uw WMS zult moeten upgraden.
En heeft u uiteindelijk besloten, dan moet u in de tweede plaats de ervaringen van anderen meenemen in het proces. Wij wensen u veel succes en sterkte in uw proces.
Dit artikel is in 2004 verschenen in het Handboek voor Logistiek en Informatietechnologie van TenHagen Stam Uitgevers. Auteur: Paul Denneman.