De offerteprocedure beschrijft de activiteiten die worden uitgevoerd bij het uitbrengen van een offerte. Het uitbrengen van een offerte is het begin van ieder verwervingstraject en kan op verschillende manieren plaats vinden. Diegene die het eerst voorstelt een bepaalde (koop)- overeenkomst aan te gaan wordt, juridisch gesproken, de aanbieder genoemd. Het aanbod wordt de offerte genoemd. Indien de aanbieder de acceptatie van zijn aanbod ontvangt, dan is – een in rechte afdwingbare – overeenkomst ontstaan.

Toelichting

Het kopen dan wel verkopen van iets is juridisch gesproken vormvrij. Er is een overeenkomst indien er sprake is van een zogenaamde wilsovereenstemming. Beide partijen komen dan overeen goederen en/of diensten tegen betaling over te dragen. De aanbiedende partij neemt hierbij de verplichting op zich de goederen te leveren. De accepterende partij verplicht zich tot betalen van het overeengekomen bedrag. Hierdoor is er sprake van een wederkerige overeenkomst. Bij een koopovereenkomst zijn er altijd een aanbieder (verkoper) en acceptant (koper). Een overeenkomst is pas geldig indien ten minste aan de volgende vereisten is voldaan:

1. beide partijen moeten toestemming aan de totstandkoming van de overeenkomst verlenen;
2. beide partijen moeten de bekwaamheid bezitten om de overeenkomst aan te gaan;
3. de overeenkomst moet handelen over een bepaald onderwerp;
4. de overeenkomst moet een geoorloofde oorzaak hebben.

Het verlenen van de toestemming is de zogenaamde wilsovereenstemming. Degene die de offerte uitbrengt heet de aanbieder. Het aannemen van het aanbod heet acceptatie. Voor de offerte noch voor de acceptatie gelden algemene vormvoorschriften. Zij kunnen dan ook schriftelijk, mondeling of stilzwijgend geschieden. Van belang is wel dat altijd het principe van redelijkheid en billijkheid een rol zal spelen. In dit kader kan ook nog worden genoemd dat niet ieder aanbod mag worden gezien als een offerte. Te denken valt hierbij aan het schrijven van een sollicitatiebrief. Nodigt een potentiële werkgever de sollicitant uit voor een gesprek, dan wil dat niet zeggen dat hij zijn aanbod om te willen werken accepteert. In dit geval is de aanbieding slechts een uitnodiging tot onderhandelen.

Natuurlijk moeten beide partijen de bekwaamheid bezitten om de overeenkomst aan te gaan. Een verschil dient gemaakt te worden tussen bekwaamheid en bevoegdheid. Handelingsonbekwaam zijn bijvoorbeeld minderjarigen, onder curatele gestelden, enzovoort. Het ontbreken van handelingsbekwaamheid levert slechts een grond op voor vernietiging. Dat wil zeggen dat de overeenkomst van kracht is totdat de rechter deze heeft ontbonden. Onbevoegd is iemand die bepaalde rechtshandelingen niet mag verrichten. Hierbij kunnen we denken aan of een bepaalde medewerker wel offertes mag uitbrengen dan wel accepteren namens de onderneming waarvoor hij werkt. Voor het totstandkomen van overeenkomsten is het bevoegd zijn geen vereiste.

Dat een overeenkomst over een bepaald onderwerp moet gaan is duidelijk. Het moet immers duidelijk zijn welke verplichtingen er voor beide partijen uit de overeenkomst voortvloeien.

Geoorloofde oorzaken wil niet meer zeggen dat de overeenkomst niet in strijd is met de wet, de openbare orde of de goede zeden.

Bekijken we het verwervingsproces dan zien we de volgende stappen:

1. het aanbieden van de goederen (uitbrengen offerte);
2. het accepteren van de offerte (sluiten koopovereenkomst);
3. het leveren van de goederen door de aanbieder;
4. het leveren van tegenprestatie (bijv. betaling) door de acceptant.

De activiteiten die plaatsvinden in de eerste stap van het aankoopproces wordt de offerteprocedure genoemd. De activiteiten uitgevoerd in de volgende stap wordt bij de aanbiedende partij meestal de order- of verkoopprocedure genoemd. Voor de accepterende partij is dit de inkoopprocedure.

Er zijn vele manieren om een offerte uit te brengen. Onderstaand een aantal voorbeelden:

• Een supermarkt brengt op ieder artikel een prijslabel aan. Deze prijs in combinatie met het artikel is te zien als een offerte. Het produkt aan de cassière overhandigen is de acceptatie. – Een handelsonderneming brengt jaarlijks een catalogus uit met daarin een overzicht van produkten met hun prijzen. Deze catalogus is te zien als een offerte. Het insturen van een bestelformulier is de acceptatie.
• Een marktkoopman roept dat de bananen bij hem slechts twee gulden per kilo kosten. Op dat moment brengt hij een offerte uit. Het bestellen van twee kilo bananen is de acceptatie.
• Een taxichauffeur parkeert zijn auto bij een taxistandplaats. Hij brengt op dat moment een offerte uit. Het plaatsnemen in de auto en het vragen om naar een bepaald adres te rijden is de acceptatie. Iedere onderneming zal het offertetraject op haar eigen manier invullen. Een eenduidige procedure is dan ook niet te geven. Een aantal algemene aandachtspunten is hierna gegeven.

Aandachtspunten/Checklist

• Aanvaard offertes bij voorkeur schriftelijk. U heeft dan een bewijs dat u de offerte aanvaard heeft. Verwijs in de bevestiging naar de offerte. Nadat u de offerte aanvaard heeft is herroepen in principe niet meer mogelijk en kan de aanbieder niet meer onder de offerte uit.
• Een offerte dient u binnen de gestelde termijn of indien niet genoemd een redelijke termijn te aanvaarden. Natuurlijk roept deze formulering terecht de vraag op: „wat is redelijk?” Deze vraag is moeilijk te beantwoorden. Wat immers voor de één redelijk is, is voor de andere partij uitermate onredelijk. Alleen al om dit probleem te omzeilen, is het verstandig een geldigheidstermijn aan de offerte te verbinden.
• Een offerte kan door de aanbieder alleen herroepen worden, indien er geen geldigheidstermijn is aangegeven.
• Als u zelf een offerte uitbrengt, dan zijn de navolgende aspecten van belang:
  • Breng de offerte „vrijblijvend” uit. In dat geval kunt u bijvoorbeeld een plotselinge prijsstijging nog doorberekenen.
  • Vermeld een strikte termijn. Is deze termijn verstreken, dan vervalt uw aanbieding.
  • Vermeld alles wat essentieel is in de offerte. Een hoop discussie achteraf wordt hiermee vermeden. – Vermeld alleen die zaken in de offerte die u kunt nakomen. Kunt u de offerte niet exact nakomen, dan loopt u juridisch risico. De opdrachtgever kan dan de koop ontbinden.
  • Vermeld geen „gevoelige” informatie in uw offerte. De aanbieding kan immers ook bij uw concurrent terechtkomen. Bewaar „gevoelige” informatie tot voor de uiteindelijke overeenkomst.
• In een offerte dienen minimaal de volgende zaken duidelijk gemaakt te worden:
  • de gespecificeerde omschrijving van het produkt of de dienst;
  • de gespecificeerde omschrijving van additionele diensten zoals bijvoorbeeld installatie, garantie, service, onderhoud, en dergelijke;
  • de prijs (inclusief en/of exclusief BTW, kortingen);
  • levertijd;
  • leveringsvoorwaarden;
  • betalingsvoorwaarden;
  • verwijzing naar handelsvoorwaarden;
  • betreft het een „vrijblijvende” offerte;
  • indien van toepassing, de geldigheidsduur.
• In de praktijk kwam het regelmatig voor dat de aanbiedende partij verwees naar de verkoopvoorwaarden en de accepterende partij naar de inkoopvoorwaarden. In het Nederlands Nieuw Burgerlijk Wetboek is gesteld dat de voorwaarden geldig zijn van die partij die er het eerst expliciet naar verwijst. Van de geldende voorwaarden kan alleen expliciet en schriftelijk worden afgeweken. Hierbij is het dus niet voldoende in een later stadium overeen te komen dat uw handelsvoorwaarden van toepassing zijn. Wilt u als inkoper ervoor zorgdragen dat er naar uw inkoopvoorwaarden wordt verwezen, dan is het verstandig om schriftelijk een aanvraag voor offerte te doen. In deze aanvraag verwijst u dan naar uw inkoopvoorwaarden.

Instant Probleemoplosser

Probleem Prijswijziging: Een onderneming heeft twee filialen waar klanten direct de produkten kunnen kopen. Ook heeft de onderneming een postorderafdeling. Hiervoor brengt zij eens per kwartaal een catalogus uit met daarin het produktenpakket met de daarbij behorende prijzen. Afzonderlijk worden met vaste klanten kortingen overeengekomen. Door een stijging van de inkoopkosten wil de onderneming de prijzen aanpassen. Hoe kan zij dit doen?

Oplossing: We nemen aan dat in de filialen de produkten afzonderlijk geprijsd zijn. Door nieuwe prijslabels aan te brengen kunnen de nieuwe verkoopprijzen worden vastgesteld. Voor het postordergedeelte ligt het iets moeilijker. Staat er een datumaanduiding op de catalogus (bijvoorbeeld „lente 2011”), dan zal zij waarschijnlijk moeten wachten totdat de catalogus „zomer 2011” wordt uitgebracht. Staat er geen datum aanduiding op, dan kan de onderneming de oude catalogus herroepen en een nieuwe uitbrengen.

---

Dit artikel is eerder verschenen in de Vraagbaak voor Inkoop en Logistiek en de Kennisbanken Logistiek van SDU Uitgeverij. Auteur: Paul Denneman