[ C H E C K L I S T ] Door het besturen van de goederenstroom proberen we het voor elkaar te krijgen dat op verschillende plaatsen in het voortbrengingsproces beslissingen worden genomen, teneinde optimaal te kunnen functioneren naar de uiteindelijke klant. Het uiteindelijke doel is om bepaalde logistieke prestaties (zoals leveringstijd en leveringsbetrouwbaarheid) te realiseren tegen lagere kosten.
In dit artikel wordt een checklist gepresenteerd, met aandachtspunten die van belang zijn bij het integraal besturen van de goederenstroom.
Toelichting
Het integraal besturen van de goederenstroom in een onderneming wil niet zeggen dat we ons alleen moeten richten op sec de materiaalstromen. Ook de informatiestromen vormen een belangrijk onderdeel van onze logistieke beheersing. Omdat de goederen- en informatiestromen steeds complexer geworden zijn, wordt er steeds meer gebruik gemaakt van computerondersteuning. De hevige belangstelling vanuit het bedrijfsleven voor Enterprise Resource Planning (ERP) pakketten ondersteunen deze constatering.
Belangrijk in de ERP-benadering is dat de logistieke functie niet meer als een afzonderlijke discipline gezien wordt, maar steeds meer als een onderdeel van het geheel. De besturing van de goederenstroom is steeds meer een facet geworden van de totale besturing van de onderneming. Om die reden is het dan ook vanzelfsprekend dat een checklist over goederenstroombesturing niet begint met de goederenstroom, maar bij de doelstellingen en het beleid van de onderneming.
De doelstellingen en het beleid van de onderneming interacteren met de omgeving en de markt waarop de onderneming opereert. De producten die wij maken moeten uiteraard passen in deze omgeving en te verkopen zijn op deze markt. De processen waarover we beschikken moeten goed in staat zijn om deze producten conform de markteisen te produceren.
Verschillende processen kunnen op diverse manieren worden vormgeven. Uitgaande van de ondernemingskarakteristieken kunnen we een basisstructuur vaststellen. Deze basisstructuur vormt de blauwdruk van de fysieke goederenstroom. Als de basisstructuur gedefinieerd is, is duidelijk wat er bestuurd moet worden. Besturing kan echter op verschillende wijzen plaatsvinden. In het besturingsconcept wordt dan ook de wijze van besturen bepaald. Hierbij gaan we natuurlijk uit van de hiervoor genoemde elementen. Hiermee ligt het concept van besturing vast. Dit kan uiteraard vertaald worden naar het logistieke systeem en de logistieke organisatie.
Aandachtspunten / Checklist
Doelstellingen en beleid
- Zijn er doelstellingen en beleid gedefinieerd ten aanzien van de primaire activiteiten, zoals marketing en verkoop, ontwikkeling, inkoop, productie, distributie en service?
- Zijn er doelstellingen en beleid gedefinieerd ten aanzien van de ondersteunende activiteiten, zoals logistiek, kwaliteit en ondernemingsplanning?
- Zijn er doelstellingen en beleid gedefinieerd ten aanzien van mensen en middelen, zoals personeel, financiën, apparatuur, IT en gebouwen?
- Zijn er doelstellingen en beleid gedefinieerd op strategisch, tactisch en operationeel niveau?
Omgeving, markt, producten en processen
- Is er bekend welke omgevingsfactoren een rol spelen op de onderneming en welke sterkten en/of zwaktes heeft dat tot gevolg?
- Op welke markten opereert de onderneming en welke kansen en bedreigingen zijn er op die markten?
- Welke producten maakt de onderneming? Denk hierbij aan aard van het product, fysieke eigenschappen, productstructuur en substituutproducten.
- Welke product/marktcombinaties zijn er gemaakt? Denk hierbij ook aan omvang markt, markteisen, positie op de markt, andere product/marktaspecten.
- Over welke processen beschikt de onderneming? Denk hierbij aan input, primaire- en secundaire processen, voorraadpunt, intern en extern transport, de output en positie in de keten.
Basisstructuur
- Zijn de drie componenten van de basisstructuur (primaire processen, voorraadpunten en transport) omschreven?
- Welke typen basisstructuur zijn er herkenbaar in de productie? (job-shop, flow-shop, groepsopstelling, projectopstelling)
- Welke typen basisstructuur zijn er herkenbaar in de distributie? (flow of keten, permanente netwerken, niet-permanente netwerken).
Besturingsconcept
- Wat zijn de standaardeenheden van besturing? (feed-forward, feed back, herstel achteraf).
- Waar is de positie van het klantenorderontkoppelpunt? (ontwerp/ inkoop op order, productie op order, assemblage op order, produceren op voorraad, leveren uit voorraad).
- Welke subsystemen zijn er te onderscheiden? (productie, distributie, service, enz.).
- Is de besturing tijd-, materiaal- of capaciteitsgericht?
- Is er sprake van een „push” of een „pull” besturing?
- Welke besturingsfilosofie wordt toegepast per subsysteem? (reorderpoint, MRP-I/II, JIT, TPOP, LRP, DRP-I/II OPT, BSC, projectbesturing, capaciteitsbesturing).
Logistieke organisatie
- Wat voor een type organisatie is er (simple structure, machine bureaucracy, professional bureaucracy, divisiestructuur, missionaire structuur, adhocracy)?
- Welke posities zijn er noodzakelijk in de organisatie?
- Welke eenheden kunnen er gegroepeerd worden en wat moet de grootte zijn van een groep? Wat zijn de verantwoordelijkheden en taken?
- Welke plannings- en controlesystemen zijn er noodzakelijk? Hoe worden deze systemen met elkaar verbonden?
- Hoe vindt de besluitvorming plaats? Welke overlegstructuren zijn er?
Logistiek systeem
- Welke deelprocessen zijn er onderscheiden?
- Welke (systeem)procedures zijn er van belang?
- Welke fysieke entiteiten spelen een rol?
- Aan wat voor een soort oplossing de voorkeur gegeven (maatwerk, standaardsoftware)?
Instant Probleemoplosser
Probleem: Een relatief kleine productieonderneming maakt deel uit van een groot internationaal opererend concern. De onderneming levert alle producten uit voorraad. In de afgelopen periode heeft er een strategische heroriëntatie plaatsgevonden, wat geresulteerd heeft in een aanpassing van de basisstructuur. Aanleiding voor de strategische oriëntatie waren tendensen in de markt zoals:
- – prijserosie;
- – een verhoogde benodigde kwaliteit;
- – een hogere leveringsbetrouwbaarheid;
- – kortere leveringstijden;
- – flexibiliteit qua leveringstijden en assortiment.
De verbeteringen in de basisstructuur hebben geleid tot het company- wide invoeren van de JIT-filosofie. Voor de betreffende onderneming werd er aan toegevoegd dat het productieproces moest worden omgebouwd van een flow-shop naar een groepsgewijze indeling. Ook werd voorgesteld het ontkoppelpunt te verplaatsen naar het assembleren op order. Hebben de aanpassing van de basisstructuur van de onderneming en de gegeven voorstellen gevolgen voor de besturing van de goederenstroom in de onderneming?
Oplossing: De basisstructuur van de onderneming is door de heroriëntatie aangepast. Dit zal alleen al daarom gevolgen kunnen hebben voor het besturingsconcept, de logistieke organisatie en de logistieke systemen. Voorgesteld wordt om over te gaan op de JIT-filosofie, de productie om te bouwen naar een flow-shop en het ontkoppelpunt meer stroomopwaarts te plaatsen. Alle drie de aspecten hebben direct te maken met de goederenstroom. De goederenstroom zal na deze ingrepen anders gaan verlopen. Het ligt dan ook voor de hand dat de wijze van besturing ook aangepast zal moeten worden.
Dit artikel is eerder verschenen in de Vraagbaak voor Inkoop en Logistiek en de Kennisbanken Logistiek van SDU Uitgeverij. Auteur: Paul Denneman