Goederenontvangst is de voorlaatste stap in het verwervingsproces, waarbij de bestelde goederen fysiek worden geleverd en het bedrijf de administratieve handelingen verricht om deze goederen te gaan verwerken of in de voorraad op te nemen. Als laatste stap wordt de factuur betaald.

Alvorens de goederen worden geaccepteerd zal de ontvanger zeker willen stellen dat daadwerkelijk het juiste is geleverd. Om die reden worden een aantal controles uitgevoerd. Al deze controles te zamen worden ook wel „ingangscontrole” genoemd. Het uitvoeren van een gestructureerde goederenontvangst en -ingangscontroles vindt momenteel meer plaats omdat dit één van de vereisten in de ISO 9000-norm is.

<

Toelichting

Het controleren van binnengekomen goederen vindt plaats om de volgende redenen:

1. Tussen de afnemer en de leverancier is een overeenkomst gesloten voor het leveren van goederen. Door de levering en acceptatie van de goederen heeft de leverancier aan zijn verplichting voldaan. Hierdoor dient de afnemer zijn deel van de overeenkomst, namelijk het betalen van de factuur, uit te voeren.
2. Als de afnemer de geleverde goederen gaat gebruiken, dan gaat hij door het bewerken of verkopen waarde toevoegen aan de goederen. Indien achteraf blijkt dat de goederen niet goed zijn, dan zal hij kosten moeten maken om deze fout te herstellen. Zijn winstmarge zal gedrukt worden. Over het algemeen kan hij deze kosten niet meer verhalen op de leverancier van de goederen. Belangrijk voor de afnemer is dat een eventuele fout zo vroeg mogelijk ontdekt wordt. Dus voordat hij de goederen accepteert, zal hij de „foute” produkten eruit willen filtreren. Een dergelijk filter kost geld. Er gaat immers kostbare tijd van zijn medewerkers inzitten, misschien is er speciale apparatuur nodig, of misschien duurt het erg lang voordat de goederen gebruikt kunnen worden. Kortom er moeten beoordelingskosten gemaakt worden om de eventuele faalkans te beperken.

Het goederenontvangstproces is onder te verdelen in vier stappen. Het achtereenvolgens uitvoeren van deze stappen stelt ons in staat om het ontvangstproces op een economisch verantwoorde wijze te laten verlopen:

Stap 1
Een transporteur draagt de goederen over aan de afnemer. Over het algemeen moet hiervoor getekend worden. Dit is een eerste bewijs voor de leverancier dat hij aan zijn deel van de overeenkomst heeft voldaan. Echter de transporteur heeft geen tijd om te wachten totdat u al uw controles hebt uitgevoerd. Kunt u nu geen verhaal meer halen bij uw leverancier nadat u uw handtekening gezet hebt en er later blijkt dat de zending niet goed geleverd is? Gelukkig is dat niet het geval. De transporteur heeft ook een overeenkomst met u of uw leverancier, namelijk voor het vervoeren van de goederen. U tekent in dat geval voor de onbeschadigde ontvangst van het aantal colli zoals vermeld op de vrachtbrief. Hiermee heeft de transporteur zijn deel van de overeenkomst uitgevoerd. Het is dus van belang dat u een zending weigert of een aantekening maakt op de vrachtbrief, indien niet het juiste aantal colli geleverd zijn en/of de verpakking beschadigd is. Aan de andere kant kan uw leverancier wel stellen dat hij goederen bij u heeft afgeleverd. Raken deze kwijt na het tekenen van de vrachtbrief, dan is dat voor uw rekening.

Stap 2
De binnengekomen goederen worden gecontroleerd aan de hand van de pakbon. Deze pakbon is vaak een kopie van de factuur zonder dat daarop bedragen vermeld zijn. Het is verstandig te controleren of alle items vermeld op de pakbon in de juiste hoeveelheden geleverd zijn. Hierbij wordt meestal alleen gekeken of het artikelnummer en omschrijving op het eerste gezicht overeenkomen met hetgeen geleverd is. Dus in dit stadium wordt verondersteld dat de witte korrels in een zak waar suiker op staat ook inderdaad suiker is. Ook wordt er gekeken of de juiste hoeveelheid geleverd is. Staat er op het pak suiker „1 kg” en is de verpakking ongeopend, dan mogen we er vanuit gaan dat er ook inderdaad één kilogram ingedaan is. Het is van belang om deze controle zo snel mogelijk uit te voeren, aangezien veel leveranciers een reclametermijn van 48 uur kennen. Zijn er items van de pakbon niet, niet goed of niet volledig geleverd, dan dient dit zo spoedig mogelijk aan de leverancier gemeld te worden.

Stap 3
Om het risico te beperken dat de goederen bij gebruik niet aan de eisen voldoen, wordt vaak een technische controle uitgevoerd. Dit wil zeggen dat er bekeken wordt of de goederen technisch gesproken aan de specificaties voldoen. Die stap wordt in het spraakgebruik vaak aangeduid met „ingangscontrole”. Dit is niet correct, omdat alle stappen in het ontvangstproces onderdelen zijn van de ingangscontrole.

Maar moet u nu alle binnengekomen goederen aan een technische controle onderwerpen? Om deze vraag te kunnen beantwoorden moeten we wat dieper ingaan op het begrip controle. Het doel van een technische controle is dat we trachten te voorkomen dat er „foute” produkten in het produktieproces uitkomen. Het spreekt voor zich, hoe meer produkten en hoe scherper er wordt gecontroleerd, hoe kleiner deze kans wordt. Echter controleren kost geld, dus de controlekosten zullen het hoogst zijn als de faalkans naar nul wordt teruggebracht. Aan de andere kant, hoe scherper we keuren, des te groter is de kans dat een „goed” produkt onterecht wordt afgekeurd. Dit verschijnsel drukken we meestal uit als het onderscheidingsvermogen van de controle of van het filter. Ook deze kans willen we zo klein mogelijk houden, omdat het optreden van dit verschijnsel ook weer geld kost. Hieruit kunnen we het volgende concluderen:

• De aard en de frequentie van controleren heeft veel invloed op het uiteindelijke effect van de controle. Vanuit een kostenoogpunt gezien bestaat er een optimum tussen niet controleren (maximale foutkans) en het heel scherp keuren (minimale foutkans). Als ondernemer kunnen we dus stellen dat het goedkoper kan zijn om geen of een beperkte technische controle uit te voeren.
• De mate waarin de leverancier zijn processen beheerst kan van invloed zijn op de aard en de frequentie van de uit te voeren controles. Waarom zouden we immers controleren als we zeker weten dat de leverancier het goed doet. Als we in redelijke mate kunnen vaststellen dat de leverancier de „technisch goede” produkten levert dan kunnen we een technische controle bij binnenkomst overslaan.

Nu we geconcludeerd hebben dat een technische controle niet altijd noodzakelijk is, ontstaat de vraag welke goederen er wel en welke goederen niet technisch gecontroleerd moeten worden? Hiervoor kan de onderstaande matrix als hulpmiddel gebruikt worden. De bedoeling is dat u uw in te kopen goederen indeelt in één van de vier vakken in de matrix.

Stap 4
De goederen hebben, als alles goed gelopen is, de vorige drie controle stappen met succes doorlopen. De goederen kunnen nu vrijgegeven worden voor gebruik. Dit doet u door de goederen administratief in uw voorraad op te nemen. De pakbon wordt nu meestal, ook voor inhoud/kwaliteit, voor accoord getekend. De factuur kan betaald worden. De goederen verhuizen van de „ingangscontrole” naar hun locatie. Het proces van goederenontvangst is ten einde.

Door het proces van goederenontvangst op te delen in vier stappen kan op een economisch verantwoorde wijze gecontroleerd worden of de juiste goederen zijn binnengekomen.

Aandachtspunten / checklist

• Het verdient aanbeveling om bij alle binnenkomende goederen een pakboncontrole uit te voeren. Hiermee voorkomt u vele problemen zoals bijvoorbeeld het niet kloppen van de voorraad.
• In de praktijk zal de meerderheid van de binnenkomende goederen een lage faalkans en/of lage faalkosten hebben. Het technisch controleren van deze goederen brengt over het algemeen ook geen hoge kosten met zich mee. Omdat dit echter wel de meerderheid van de binnenkomende zendingen is (circa 80%), vormen de totale controlekosten wel een aanzienlijk bedrag. Wordt er echter vanuit gegaan dat deze goederen niet of steekproefsgewijs worden gecontroleerd, dan kunnen de totale controlekosten aanzienlijk worden teruggebracht.
• Een goede leveranciersselectie en -beoordeling kost tijd en dus geld. Het is dan ook zinvol om dit te doen voor goederen waarvan de controlekosten hoog zijn.
• Goederen die kritisch zijn voor de kwaliteit van het eindprodukt zijn meestal door u gespecificeerde goederen. Omdat de faalkosten en de faalkans beide hoog zijn, moet naast het werken met een betrouwbare leverancier ook een (beperkte) technische controle uitgevoerd worden. Deze categorie goederen beslaat hooguit een paar procent van uw totale goederenbestand.
• Veel goederen ondergaan bij de leverancier een eindcontrole. Bij de afnemer wordt vervolgens een ingangscontrole uitgevoerd. Omdat door het uitvoeren van twee bijna identieke controles de kosten onnodig hoog worden is er een tendens dat de ingangscontrole van de afnemer verplaatst wordt naar de eindcontrole van de leverancier. Door het meeleveren van keurrapporten en/of garantiecertificaten dient de leverancier te waarborgen dat het produkt aan de specificaties voldoet. De afnemer verlangt in deze gevallen meestal „zero defects” in de toelevering van goederen.

Instant Probleemoplosser

Probleem Wat controleren?
Een elektronica assemblagebedrijf krijgt dagelijks vele verschillende onderdelen binnen. Deze onderdelen zijn ondermeer:

• elektronische bouwstenen „passief” (weerstanden, condensatoren, spoelen, etc.);
• elektronische bouwstenen „actief” (transistoren, IC’s, etc.);
• elektromechanische bouwstenen (relais, schakelaars, etc.);
• printed Circuit Boards (printplaten);
• metalen en/of kunststof behuizingen;
• diverse soorten kabel;
• door de klant toegeleverde materialen (assemblage orders).

In totaal worden er circa 5000 actieve items gevoerd. De directie wil ISO 9001 invoeren en wordt geconfronteerd met het feit dat er ingangscontroles plaats moeten vinden. Zij vraagt zich dan ook af op welke wijze zij deze controles zo economisch mogelijk kan opzetten.

Oplossing
Zoals we in het voorgaande al gezien hebben is bestaat de goederenontvangst uit een aantal verschillende stappen.

Als eerste is er de overdracht van de goederen door de transporteur. Bij deze stap wordt gecontroleerd of het juiste aantal colli onbeschadigd is ontvangen. Geadviseerd wordt deze stap uit te voeren, omdat juridisch gesproken de goederen op dat moment geleverd worden.

De tweede stap is de controle van de pakbon op hoeveelheden, juistheid en zichtbare gebreken. Het is raadzaam deze stap voor alle binnenkomende goederen uit te voeren. Dit geldt dus ook voor de door de klant toegeleverde artikelen. Het kan het bedrijf achteraf een hoop ellende besparen door deze stap ook voor de door de klant toegeleverde materialen toe te passen. Het welles/nietes-spelletje over het wel of niet verstrekt hebben van de goederen wordt hiermee voorkomen.

De derde stap is de technische controle. Hieraan hoeven niet alle artikelen onderworpen te worden. Gebruiken we de matrix zoals beschreven in dit artikel, dan krijgen we: (zie matrix) De passieve elektronische bouwstenen worden tegenwoordig door iedere leverancier geleverd met een uitvalpercentage wat uitgedrukt wordt in ppb’s (parts per billion). De kans dat een component uitvalt is daardoor te verwaarlozen. Bij kabel is de kans op technische uitval minimaal. Om die reden wordt deze groep niet technisch gecontroleerd. De door de klant toegeleverde materialen vormen een afzonderlijk verhaal. Het assemblagebedrijf is niet verantwoordelijk voor de juiste werking van de toegeleverde componenten. Om die reden worden deze componenten meestal niet gecontroleerd. De elektromechanische- en de actieve elektronische bouwstenen zijn over het algemeen erg betrouwbaar. Deze worden meestal vanuit de fabriek gegarandeerd met een maximaal uitvalspercentage dat in de parts per million (ppm’s) ligt. De juiste werking van deze bouwstenen wordt meestal pas na het assembleren getest. Voldoet de bouwsteen niet dan wordt deze vervangen. Het vooraf controleren van deze componenten is echter erg duur en omslachtig. Om die reden is het verstandig om deze bouwstenen in te kopen bij een „betrouwbare” leverancier. Voor deze groep wordt dan ook leveranciersbeoordeling/ selectie aanbevolen.

De kans dat er fouten optreden bij klantspecifiek gemaakte metalen en/of kunststof behuizingen is niet denkbeeldig. Krassen, maatafwijkingen en/of het niet volgens tekening gemaakt zijn, zijn veel voorkomende afwijkingen. Omdat de faalkans en de -kosten hoog zijn en het relatief goedkoop is om de goederen bij binnenkomst te controleren (er is geen speciale apparatuur nodig) wordt een technische controle aanbevolen.

De Printed Circuit Boards vormen het hart van het uiteindelijke eindprodukt. Door het belichten van de plaat en het wegetsen van overtollig koper wordt een bedradingspatroon op een kunststof plaat aangebracht. Zeker bij gecompliceerde PCB’s is een sluiting of onderbreking zonder speciale apparatuur nauwelijks te ontdekken.

Om die reden moet er gewerkt wordt met een „betrouwbare” leverancier, die beschikt over de nodig testfaciliteiten. Omdat een PCB altijd klantspecifiek is en aan wijzigingen onderhevig is, wordt geadviseerd een partijkeuring te houden. Bij deze keuring worden een aantal geleverde PCB’s vergeleken met de geldige versie van het sporenplan (lay out).

Tot slot de vierde stap. De vrijgegeven goederen kunnen op locatie gezet worden en de ontvangst wordt administratief verwerkt. Worden de binnenkomende goederen op deze wijze beoordeeld, dan zullen de beoordelingskosten minimaal zijn, terwijl er voldoende waarborg is dat er „foute” componenten in het assemblageproces gebruikt worden.

 

---

Dit artikel is eerder verschenen in de Vraagbaak Inkoop en Logistiek en de Kennisbanken logistiek van TenHagen Stam Uitgevers. Auteur: Paul Denneman.

<