Prince2-thema’s

In de Prince2-versie van 2009 worden voor het eerst de thema’s geïntroduceerd. Thema's zijn de onderwerpen waarmee de projectleider zich bezig moet houden om het project te bewaken, beheersen en sturen. Het zijn dus geen onderwerpen waar alleen aan het begin van het project, of af en toe aandacht aan geschonken wordt. De projectleider dient ze continue aandacht te geven. Ze vormen daarmee de kern van de projectmanagementactiviteiten.

Er zijn zeven thema's. Ieder thema heeft een eigen, uitgesproken plek binnen de Prince2-methode gekregen. Per thema is goed beschreven wat de essentie en noodzaak ervan is, en wat de projectleider geacht wordt te regelen en doen.

De zeven Prince2-thema's zijn:

1. Business Case (waarom?)

De Business Case beschrijft de manier waarop wordt beoordeeld of er voldoende zakelijke rechtvaardiging is om het project uit te voeren en voort te zetten. Dit wordt vastgelegd in een Business Case document. Daarnaast geeft het thema aan hoe die Business Case tijdens het project verder ontwikkeld, bijgewerkt, beoordeeld en goedgekeurd wordt.

Figuur 2. Levenscyclus Business Plan

2. Organisatie (wie?)

De organisatie beschrijft de rollen en verantwoordelijkheden die noodzakelijk zijn om het project te sturen, te managen, en producten te laten opleveren. Daarnaast wordt in dit thema beschreven op welke manier de communicatie met belanghebbenden ingericht moet worden en hoe dit in het project betrokken moet worden.

3. Kwaliteit (wat?)

Het thema Kwaliteit is er op gericht om de juiste middelen, manier van werken en beoordelingen toe te passen die er niet alleen voor zorgen dat de juiste producten worden opgeleverd, maar vooral ook dat die producten ook echt geschikt zijn.

4. Plannen (hoe, hoeveel en wanneer?)

Het thema Plannen beschrijft de verschillende soorten en niveaus van plannen binnen Prince2. Daarnaast beschrijft het de stappen die doorlopen moeten worden om een plan op te zetten, uit te werken en bij te werken. Er wordt daarbij een productgerichte planningstechniek toegepast.

5. Risico (wat als?)

Het thema Risico beschrijft hoe je de risico's in en rond het project moet managen. Hierbij wordt uitgegaan van de 9 principes voor het beheersen van risico’s:

• Begrijp de context van het project.
• Betrek alle belanghebbenden in het proces.
• Definieer heldere en duidelijke projectdoelstellingen. Gebruik hierbij de SMART-methodiek.
• Ontwikkel een risicobeheersingplan.
• Rapporteer regelmatig de gesignaleerde risico’s.
• Definieer duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Zorg voor een ondersteunende structuur en cultuur voor risicomanagement. Met andere woorden zorg ervoor dat het signaleren van risico’s beloond en niet gestraft wordt en doe er vervolgens ook wat mee.
• Wees alert op vroege signalen.
• Stel een beoordelingscyclus (review cycle) in en moedig voortdurende verbetering aan.

Bedenk dat risico niet alleen de kans op het optreden van een bepaalde ongewenste gebeurtenis is. Het gevolg voor het project laat zich bepalen door deze kans te vermenigvuldigen met de impact die het heeft. Bij de beoordeling van risico moeten we dus altijd uitgaan van de inschatting van kans maal impact!

Figuur 3. Stappen in risicobeheersing

 

6. Wijziging (wat is de impact?)

Het thema Wijziging beschrijft hoe je mogelijke wijzigingen moet identificeren, beoordelen en beheersen. De onderwerpen en procedures die in dit thema centraal staan, zijn dan ook die over issue- en wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.

7. Voortgang (Waar staan en komen we uit?)

Binnen de Voortgang van een project worden de stappen beschreven die nodig zijn voor het beoordelen en goedkeuren van plannen, het bewaken van de voortgang en het opstellen van prognoses. Hier wordt ook beschreven welke stappen er genomen moeten worden als blijkt dat zaken niet lopen zoals gepland: corrigerende maatregelen treffen en escaleren. Bedenk dat het uitgangspunt bij Prince2 is dat er gestuurd wordt op basis van uitzonderingen. Dit houdt in dat gedurende de uitvoering er geen voortgangsbesprekingen hoeven te zijn, als de stuurgroep door de projectmanager maar geïnformeerd wordt via highlight- en uitzonderingsrapporten.