Artikelindex

Hoe zijn de templates succesvol te gebruiken?

De templates zijn eenvoudig met MS Word op te starten en te gebruiken. In de templates is een zeer complete lijst items opgenomen. Niet alle items zijn echter voor alle projecten relevant. Voor de meeste projecten zijn de templates daardoor overcompleet. Alleen bij zeer grote projecten waar bijvoorbeeld veel verschillende teams aan werken op verschillende locaties met meerdere onderaannemers kan het zinvol zijn alle templates uitgebreid te gebruiken. Het gaat er bij elk project steeds om het gebruik van Prince2™ goed af te stemmen op de situatie.

Het blind toepassen van alle templates zal vaak leiden tot een overvloed aan informatie waar het project niet bij gebaat is. Stel daarom bij het gebruik van elke template de volgende vragen:

  • Is Prince2™ in de organisatie een geaccepteerde projectmanagement methodiek?
  • Is de organisatie bekend met de Prince2™ terminologie?
  • Is het gebruikelijk dat in de organisatie procedures worden gevolgd en zijn deze ook beschreven? Als de organisatie niet gewend is om veel op papier te zetten, dan kan het gebruik van volledige templates erg bureaucratisch overkomen. Waar zit mijn opdrachtgever op te wachten, een lijvig rapport of 1 A4-tje?
  • Welke informatie is noodzakelijk om overeenstemming met de betrokkenen te krijgen en welke templates kan ik daarvoor gebruiken? Denk hierbij aan project board leden, teamleden en gebruikers.
  • Welke templates zijn voor het projectmanagementteam handig om het project te realiseren?
  • Zijn alle items van een template relevant?
  • Waar kun je als projectmanager op sturen en dus over rapporteren?
  • Ga je gebruik maken van de Engelse of Nederlandse Prince2™ termen (zie vertaallijst).