Op deze site vindt u een aantal Prince2™ templates aan voor het toepassingen van de Prince2™ projectmethodiek. Elke template kan helpen bij het realiseren van de producten van het project.

De benodigde projectinformatie is beschreven in de CCTA Prince2™ boek  ‘Managing Successful Projects’ in de vorm van ‘product outlines’. De product outlines geven aan over welke aspecten afspraken gemaakt moeten worden in het project. Afhankelijk van het project kunnen deze afspraken soms mondeling gemaakt worden, in andere gevallen is schriftelijke vastlegging noodzakelijk. De templates kunnen gebruikt worden voor deze schriftelijke vastlegging.

Prince2™ is een gedeponeerd handelsmerk van The Office of Government Commerce (OGC) in het Verenigd Koninkrijk en andere landen.

<

Voor u begint

• Voor de optimale toepassing van Prince2™ en de templates is het aan te raden om het handboek ‘De Essentie van Prince2” of de Prince2 handleiding ‘Managing Successful Projects’ te raadplegen. In de templates is uitgegaan van de Nederlandse terminologie zoals gehanteerd in “De essentie van Prince2”.
• De templates zijn niet door de OGC opgesteld en uitgegeven, noch is de OGC daarbij betrokken geweest of heeft zij aan het sjabloon of de inhoud daarvan haar goedkeuring verleend. Deze templates zijn opgesteld zonder commerciële intenties, met de grootst mogelijke zorg, en met volledige onderkenning van de rechten van de OGC.
• Gebruik de templates verstandig en probeer de hoeveelheid tekst en papier te beperken tot wat zinnig en nuttig is: Prince2™is geen invuloefening! Zie de templates dan ook als niet meer dan een ‘checklijstje’ en hulpmiddel bij het uitwerken.
• De templates zijn gekoppeld aan de Prince2™ processen. Elk proces heeft projectinformatie nodig en zal weer nieuwe projectinformatie opleveren. Zo heeft het proces ‘Initiëren van een project (IP) als input het Projectvoorstel en als output het Projectinititiatiedocument (PID).

 

Doel van de templates

De templates hebben tot doel om een projectmanager op weg te helpen bij het maken van documenten ter ondersteuning van het project. Bijvoorbeeld wat komt er in het Projectinitiatiedocument (PID) te staan en wat kan er in een Project-eindrapport staan.

Bereik van de templates

Iedereen die Prince2™ als projectmanagement methodiek gebruikt, kan de templates gebruiken bij het realiseren van zijn project. De templates zijn bruikbaar in de verschillende processen van een project zoals Prince2™ deze onderscheidt.

Hoe zijn de templates succesvol te gebruiken?

De templates zijn eenvoudig met MS Word op te starten en te gebruiken. In de templates is een zeer complete lijst items opgenomen. Niet alle items zijn echter voor alle projecten relevant. Voor de meeste projecten zijn de templates daardoor overcompleet. Alleen bij zeer grote projecten waar bijvoorbeeld veel verschillende teams aan werken op verschillende locaties met meerdere onderaannemers kan het zinvol zijn alle templates uitgebreid te gebruiken. Het gaat er bij elk project steeds om het gebruik van Prince2™ goed af te stemmen op de situatie.

Het blind toepassen van alle templates zal vaak leiden tot een overvloed aan informatie waar het project niet bij gebaat is. Stel daarom bij het gebruik van elke template de volgende vragen:

• Is Prince2™ in de organisatie een geaccepteerde projectmanagement methodiek?
• Is de organisatie bekend met de Prince2™ terminologie?
• Is het gebruikelijk dat in de organisatie procedures worden gevolgd en zijn deze ook beschreven? Als de organisatie niet gewend is om veel op papier te zetten, dan kan het gebruik van volledige templates erg bureaucratisch overkomen. Waar zit mijn opdrachtgever op te wachten, een lijvig rapport of 1 A4-tje?
• Welke informatie is noodzakelijk om overeenstemming met de betrokkenen te krijgen en welke templates kan ik daarvoor gebruiken? Denk hierbij aan project board leden, teamleden en gebruikers.
• Welke templates zijn voor het projectmanagementteam handig om het project te realiseren?
• Zijn alle items van een template relevant?
• Waar kun je als projectmanager op sturen en dus over rapporteren?
• Ga je gebruik maken van de Engelse of Nederlandse Prince2™ termen (zie vertaallijst).

Een aantal praktische tips

• Maak indien mogelijk gebruik van grafische weergave (Productdecompositiestructuur (PDS), Productstroomschema (PSS) en projectorganisatie). Plaatjes doen het altijd beter dan tekst;
• Gebruik alleen een beperkt aantal templates als een organisatie nog nooit met Prince2™ gewerkt heeft (Mandata, PID, Hoofdpuntenrapport, Afwijkingen- en voortgangsbeoordelingen zijn snel en goed te gebruiken);
• Pas de templates aan op basis van de huisstijl van een organisatie;
• Beperk de meeste templates (rapportages) tot maximaal 1 A4-tje;
• Vaak kunnen templates worden samengevoegd. In de praktijk worden Projectmandaat en Projectvoorstel vaak samengevoegd. Dit reduceert een procedurele stap.
• Laat je niet leiden door de items op de templates maar door de Prince2™ processen en de bijbehorende activiteiten. Kijk als eerste naar het doel achter een proces en bedenk dan in hoeverre een template dat doel in het project ondersteunt. Raadpleeg dus altijd een Prince2™ handleiding.

<