Het uitbrengen van een offerte is het begin van ieder verwervingstraject en kan op verschillende manieren plaats vinden. De offerte is het belangrijkste onderdeel van de onderhandelingsfase. Diegene die het eerst voorstelt een bepaalde (koop)overeenkomst aan te gaan wordt, juridisch gesproken, de aanbieder genoemd. Het aanbod wordt de offerte genoemd. Indien de aanbieder de acceptatie van zijn aanbod ontvangt, dan is – een in rechte afdwingbare – overeenkomst ontstaan.
Toelichting
Het kopen dan wel verkopen van iets is juridisch gesproken vormvrij. Er is een overeenkomst indien er sprake is van een zogenaamde wilsovereenstemming. Beide partijen komen dan overeen goederen en/of diensten tegen betaling over te dragen. De aanbiedende partij neemt hierbij de verplichting op zich de goederen te leveren. De accepterende partij verplicht zich tot betalen van het overeengekomen bedrag. Hierdoor is er sprake van een wederkerige overeenkomst. Bij een koopovereenkomst zijn er altijd een aanbieder (verkoper) en acceptant (koper).
Een overeenkomst komt tot stand door het doen van een aanbod (de offerte) en de acceptatie hiervan door de tegenpartij. De offerte is niet aan vormvereisten gebonden en kan zowel mondeling als schriftelijk worden gedaan. De offerte moet alle essentiële kenmerken van de te sluiten overeenkomst bevatten. Voldoet een wilsverklaring niet aan deze voorwaarde, dan is er sprake van een uitnodiging tot het doen van een aanbod. De wetgever heeft echter niet omschreven wat deze essentiële elementen zijn. Aan het uitbrengen tot het doen van een aanbod zijn geen juridische consequenties verbonden. Wordt er op de uitnodiging ingegaan, dan is er pas sprake van een aanbod, als daarin alle essentiële elementen van de te sluiten overeenkomst staan vermeld.
Als voorbeeld kunnen we het kopen van een bedrijfspand nemen. In de advertentie staan meestal niet alle essentiële elementen voor de te sluiten overeenkomst vermeld. Er is dus sprake van een uitnodiging tot het doen van een aanbod. Als de aspirant koper en verkoper in principe overeenstemming bereiken, dan wordt meestal een voorlopig koopcontract opgesteld. Dit voorlopige koopcontract is het daadwerkelijke aanbod. Ondertekening ervan wil zeggen dat de aspirant koper het aanbod accepteert. Stelt de aspirant koper vervolgens een lagere prijs voor, dan wil dat zeggen dat hij het aanbod van de verkoper verwerpt en tegelijkertijd een nieuw aanbod doet.
Zowel de koper als de verkoper kunnen dus een aanbod doen. De verkoper kan dit nieuwe aanbod accepteren of verwerpen. Hij is overigens niet verplicht om dan een nieuw aanbod te doen. Een eenmaal uitgebrachte offerte kan slechts ingetrokken worden zolang het aanbod degene, tot wie het is gericht, niet heeft bereikt. Ook kan een offerte komen te vervallen, doordat er bijvoorbeeld een termijn aan verbonden wordt. Wordt er geen termijn aan de offerte verbonden, dan vervalt deze als de offerte niet binnen een redelijke termijn wordt aanvaard. Een offerte komt ook te vervallen indien het door de tegenpartij wordt verworpen of door het aanvaarden van een afwijkende offerte.
Het doen van een offerte aanvraag door een inkoper, wordt juridisch geclassificeerd als een uitnodiging tot het doen van een aanbod. De inkoper raakt door het doen van deze aanvraag niet gebonden aan een bepaalde leverancier. Als de leverancier nu een catalogus met prijslijst stuurt, dan doet hij juridisch gesproken een aanbod. Nu zijn alle essentiële elementen om te komen tot een overeenkomst vermeld. De inkoper kan dit aanbod verwerpen, laten verlopen of accepteren. De leverancier kan dit aanbod niet meer intrekken, maar slechts herroepen. Dit kan indien:
- er geen geldigheidstermijn aan de offerte is meegegeven;
- de inkoper (de acceptant) nog geen acceptatie verzonden heeft.
Heeft de leverancier het aanbod „vrijblijvend” uitgebracht, dan kan het aanbod nog worden herroepen tot het moment van ontvangst van de acceptatie door de inkoper. In de praktijk zijn er vele manieren om een offerte uit te brengen.
Hierna volgt een aantal voorbeelden:
- Een supermarkt brengt op ieder artikel een prijslabel aan. Deze prijs in combinatie met het artikel is te zien als een offerte. Het product aan de caissière overhandigen is de acceptatie.
- Een handelsonderneming brengt jaarlijks een catalogus met daarin een overzicht van producten met hun prijzen uit. Deze catalogus is te zien als een offerte. Het insturen van een bestelformulier is de acceptatie.
- Een marktkoopman roept dat de bananen bij hem slechts twee gulden per kilo kosten. Op dat moment brengt hij een offerte uit. Het bestellen van twee kilo bananen is de acceptatie.
- Een taxichauffeur parkeert zijn auto bij een taxistandplaats. Hij brengt op dat moment offerte uit. Het plaatsnemen in de auto en het vragen om naar een bepaald adres te rijden is de acceptatie.
Aandachtspunten / Checklist
- Aanvaard offertes bij voorkeur schriftelijk. U heeft dan een bewijs dat u de offerte aanvaard heeft. Verwijs in de bevestiging naar de offerte. Nadat u de offerte aanvaard heeft is herroepen in principe niet meer mogelijk en kan de aanbieder niet meer onder de offerte uit.
- Een offerte kan door de aanbieder alleen herroepen worden, indien er geen geldigheidstermijn is aangegeven en dan nog voor het moment dat deze door de tegenpartij is geaccepteerd. Een offerte met daarin een strikte termijn vervalt automatisch na het aflopen van deze termijn.
- Een „vrijblijvend” uitgebrachte offerte geeft de aanbieder meer herroepingsmogelijkheden. In dat geval kan hij bijvoorbeeld een plotselinge prijsstijging nog doorberekenen tot het moment van ontvangst van uw acceptatie.
- Een offerte dient u binnen de gestelde termijn of indien niet genoemd een redelijke termijn te aanvaarden
- Een mondeling uitgebrachte offerte vervalt indien het niet onmiddellijk wordt aanvaard.
- Laat alles wat essentieel is in de offerte vermelden. Een hoop discussie achteraf wordt hiermee vermeden.
- In de praktijk kwam het regelmatig voor dat de aanbiedende partij verwees naar de verkoopsvoorwaarden en de accepterende partij naar de inkoopsvoorwaarden. In het Nieuw Burgerlijk Wetboek is gesteld dat de voorwaarden geldig zijn van die partij die er het eerst expliciet naar verwijst. Van de geldende voorwaarden kan alleen expliciet en schriftelijk worden afgeweken. Hierbij is het dus niet voldoende in een later stadium overeen te komen dat uw handelsvoorwaarden van toepassing zijn. Wilt u als inkoper ervoor zorgdragen dat er naar uw inkoopsvoorwaarden wordt verwezen, dan is het verstandig om schriftelijk een aanvraag voor offerte te doen. In deze aanvraag verwijst u dan naar uw inkoopsvoorwaarden.
- In een offerte dienen minimaal de volgende zaken duidelijk gemaakt te zijn:
- de gespecificeerde omschrijving van het product of de dienst;
- de gespecificeerde omschrijving van additionele diensten zoals installatie, garantie, service, onderhoud, en dergelijke;
- de prijs (inclusief en/of exclusief BTW, kortingen);
- levertijd; · leverings- en betalingsvoorwaarden;
- verwijzing naar handelsvoorwaarden;
- betreft het een „vrijblijvende” offerte;
- indien van toepassing, de geldigheidsduur.
Instant Probleem Oplosser
Probleem Prijswijziging: Een onderneming heeft twee filialen waar klanten direct de producten kunnen kopen. Ook heeft de onderneming een postorder afdeling. Hiervoor brengt zij eens per kwartaal een catalogus uit met daarin het productenpakket met de daarbij behorende prijzen. Afzonderlijk worden met vaste klanten kortingen overeengekomen. Door een stijging van de inkoopkosten wil de onderneming de prijzen aanpassen. Hoe kan zij dit doen.
Oplossing: We nemen aan dat in de filialen de producten afzonderlijk geprijsd zijn. Door nieuwe prijslabels aan te brengen kunnen de nieuwe verkoopprijzen worden vastgesteld. Voor het postorder gedeelte ligt het iets moeilijker. Staat er een datumaanduiding op de catalogus (bijvoorbeeld „Lente 1995”), dan zal zij waarschijnlijk moeten wachten totdat de catalogus „Zomer 1995” wordt uitgebracht. Staat er geen datum aanduiding op, dan kan de onderneming de oude catalogus herroepen en een nieuwe uitbrengen.
Dit artikel is eerder verschenen in de Vraagbaak voor Inkoop en Logistiek en de Kennisbanken Logistiek van SDU Uitgeverij. Auteur: Paul Denneman.