Een gedegen voorbereiding is van essentieel belang bij het invoeren van automatische productidentificatie door middel van RFID. Een automatisch identificatiesysteem, zoals een RFID, is veel meer dan alleen maar een verzameling informatieverwerkende apparatuur en bijbehorende software. Invoering van zo'n systeem gaat namelijk enorm veel zaken in het bedrijf beïnvloeden. Er moet dus vooraf worden nagedacht over het waarom, over de voorwaarden, het beoogde doel, te verwachte resultaten en over de aanpak van de invoering.
1. Benoem projectleider
Hoewel het initiëren van een RFID systeem in principe uit alle geledingen van de onderneming kan komen, zal de stimulans toch vanaf het topmanagement moeten komen. Die stimulans kan namelijk in aanzienlijke mate bijdragen aan een geëffend pad naar succes. Als eerste stap in het invoeringsproces wordt een projectleider aangesteld. Deze dient zeer goed op de hoogte te zijn van alle processen en systemen in het bedrijf, alsmede van de totale ondernemingsdoelstelling.
2. Bepaal doelstellingen
Aan de hand van de 'probleemstelling' moet worden nagedacht over de waarom's, de voorwaarden, de beoogde doelstellingen, de verwachte resultaten en aanpak van invoering. Er dient een tijdsplanning gemaakt te worden en er moet een introductieplan komen.
3. Stel eisenpakket samen
Inventariseer en onderzoek alle bedrijfsactiviteiten waarmee men te maken krijgt voor wat betreft huidige en toekomstige gegevensverwerking, doorstroom van goederen, voorraadniveaus en dergelijke. Van belang bij het eisenpakket is ook om de toekomstige ondernemingsstrategie erbij te betrekken ( nieuwe producten, een veranderde marketingstrategie enz.).
Verder zal rekening moeten worden gehouden met beschikbare computercapaciteit, teneinde een indruk te hebben of de aanwezige computer de stroom nieuwe gegevens uit het systeem aankan. Het eisenpakket beperkt zich echter niet tot capaciteitsgegevens en goederenstroomgegevens.
Er hoort ook een trajectschema bij waarin kritieke punten van het invoeringsproces worden vastgelegd. Typische 'critical paths' zijn: afronding van de specificatiefase, opstarttijdstip, trainingen voor alle betrokkenen en de uiteindelijke afronding. Het kan vaak geen kwaad om ook een simulatieproces op te nemen in het schema. Hierdoor kunnen kostbare fouten worden geëlimineerd.
4. Bepaal de financiële aspecten
Schenk bij het eisenpakket ook reeds aandacht aan de financiële aspecten van het identificatiesysteem: Op welke manier en hoeveel wordt bespaart, hoe meet u de besparingen en waaraan wordt het resultaat getoetst.
5. Selecteer technologie en apparatuur
RFID technologie en apparatuur zijn nauw met elkaar verbonden. Daartoe zal eerst vastgesteld moeten worden welke technologie gebruikt gaat worden. Belangrijk is ook dat de gekozen systeem eventueel overeenkomt met systemen die bij uw afnemers of toeleveranciers in gebruik zijn. Wanneer een bepaalde RFID technologie alleen in uw bedrijf past, kan het zijn dat u zichzelf beperkt en isoleert.
Komt het tot een apparatuurkeuze, dan is het goed te bedenken dat de apparatuurkosten vaak slechts een klein deel (ca. 10%) vormen van de totale systeemkosten. Een 'paar' euro’s besparen kan leiden tot geldverslindende problemen en zeer povere resultaten. Houdt verder het project bestuurbaar. Dit kan betekenen dat binnen het projectteam een soort specialisatie wordt verdeeld. Belangrijk is ook dat de gekozen technologie overeenkomt met systemen die bij uw afnemers of toeleveranciers in gebruik zijn.
6. Maak een implementatieplan
De beste methode om een RFID identificatiesysteem te implementeren is een goed geplande, stapsgewijze invoering volgens een bepaald schema. Een systeem zal evenwel zelden in één keer feilloos werken. Daarvoor zijn er teveel afhankelijkheden tussen de componenten onderling (scanners, decoders, printers, tags enz.) én, niet te vergeten, van de mensen die met het systeem moeten werken.
Bij de invoering is het goed volgens vooraf vastgestelde stappen te werken. Uiteraard zal elke stap tot in details uitgewerkt moeten worden. Een goede manier is om een soort checklist op te stellen met daarin vermeld: specifieke activiteiten bij elke stap, een tijdplanning en een taakverdeling onder de leden van het projectteam.
7. Zet een trainingsprogramma op
Voorbereiding, training en begeleiding worden wel beschouwd als de meest kritische factoren in het gehele implementatieproces. Het is belangrijk om alle betrokkenen in een zo vroeg mogelijk stadium bij het proces van invoering te betrekken. E
en eerste stap in zo'n trainingsprogramma zou kunnen zijn: een totaalbeeld schetsen van het systeem zoals dat eruit gaat zien. Daarbij moeten dan aan de orde komen:
- het waarom van een RFID/systeem,
- de doelstelling,
- wat betekent de overgang voor het bedrijf,
- welke efficiencyverbeteringen zijn te verwachten, en
- uit welke componenten bestaat het systeem.
Meer gedetailleerde informatie zoals bijvoorbeeld hoe de afzonderlijke delen van het systeem werken en allerlei procedures, wordt in een later stadium gegeven aan een kleinere groep, bijvoorbeeld de mensen die ermee moeten werken. Deze stap kan worden omschreven als een training "on the job".
Als het systeem is geïnstalleerd komt de derde stap, de praktijk aan de orde. Deze training wordt in principe dus op de werkvloer gegeven.
Tenslotte de vierde stap en wel als het systeem is opgestart. Hierbij is het vooral van belang de voorgaande stappen te evalueren, de mensen te begeleiden op het werken met het systeem, het systeem te controleren op een juiste werking en te luisteren naar eventuele opmerkingen ('feedback') van de zijde van het personeel.
8. Het licht op groen
Wanneer het oude 'papieren' systeem en het nieuwe, RFID systeem naast elkaar worden gebruikt is nauw contact met de leverancier noodzakelijk over eventueel nog door te voeren wijzigingen of toe te voegen systeemcomponenten.
9. Volg het RFID implementatie stappenplan
- Ontvangst apparatuur en software
- Plaatsing en montage van de apparatuur
- Controle op juiste werking van de apparatuur
- Laden van de software
- Controle op juiste werking van de software
- Initiëren van gegevensbestanden met informatie die op de tags moet komen
- Trainingsbijeenkomsten voor alle betrokkenen
- Opstarten van het systeem
- Eventuele wijzigingen doorvoeren
- Beslissing over de systeem opzet (geen wijzigingen meer)
- De definitieve over- schakeling op het nieuwe systeem
De eerste zes stappen, vanaf de levering van apparatuur en software, zijn vrijwel sequentieel en spreken voor zichzelf. Alleen de beide controles op werking van apparatuur en software vereisen extra zorg en nauwkeurigheid.
De stappen 7, 9 en 10 (training, systeemwijzigingen en de uiteindelijke goedkeuring over de opzet) vinden min of meer gedurende het gehele invoeringsproces plaats.
10. Evalueer tijdens en achteraf
Tijdens en na de implementatie is het van groot belang dat regelmatig wordt geëvalueerd met alle betrokkenen. Dit kan groepsgewijs onder leiding van bijv. de projectteamspecialisten, waarbij aan de projectleider wordt gerapporteerd.
Dit dossier is eerder verschenen als onderdeel van een analyserapport bij AME Research. Analyse, informatie, opinie over ICT. Auteur: Paul Denneman