Spreadsheet Total Cost of Ownership

Total Cost of Ownership is in principe niets anders dan het gebruik van het boerenverstand om meer duidelijkheid te krijgen in de totale kosten van een product en in het bijzonder in de ICT-dienstverlening. Bovendien moet bij de methode van Total Cost of Ownership ook gekeken worden naar de opbrengsten van een product.

TCO kan het senior management helpen bij de beoordeling van hun interne of in te kopen diensten. Wat kost een bepaalde dienst per gebruiker per jaar? Stel deze vraag voor een product of dienst. Stel vervolgens de vraag: 'Wat zijn de additionele kosten bij een hogere beschikbaarheid, capaciteit of meer functionaliteit?'

En voila! Hier ligt de basis voor kostenreductie. Kijk op de vrije markt wat de kosten zijn en vergelijk deze met de kosten van de eigen ICT-afdeling. Of vergelijk de kosten met andere organisaties (in dezelfde branche). Dit wordt ook wel benchmarking genoemd. En daarmee stijgt het TCO-concept boven een normale kostenprijsbepaling uit. Het is een instrument om kosten te reduceren, maar ook om (kwaliteits)verbeterpotentieel op te sporen.

TCO: een model

Bij TCO gaan we uit van de levenscyclus van een product. Deze kent de volgende stappen:

  1. conceptontwikkeling en businesscase;
  2. productontwikkeling en ontwerp;
  3. inkoop;
  4. productie;
  5. verwijdering, ontmanteling en recycling.

Daarnaast kennen we de Supply Chain Cyclus, die de goederenstroom volgt van leverancier naar de klant. Hierin zijn de volgende stappen zichtbaar:

  1. leverancier;
  2. inbound logistiek, waaronder transport, ingangscontrole en opslag;
  3. productie;
  4. outbound logistiek, waaronder ordermanagement, orderverzamelen, verpakken en transport;
  5. klant.

In schema zien beide cycli er als volgt uit:

TCO-1-1

Binnen deze verschillende stappen kunnen we verschillende elementen onderscheiden, die we dan weer van kosten kunnen voorzien. Tezamen geeft dit de Total Cost of Ownership (TCO). In de praktijk is het haast ondoenlijk om alle kosten gedurende de levenscyclus van het product en de Supply Chain te voorzien. In het TCO-model nemen we dan ook een benadering die is afgeleid van de Pareto-analyse. Met 20% van de parameters dekken we 80% van de totale kosten af. Hiermee is TCO geen kostprijsberekening in de financiële zin. Immers, niet alle kosten zijn afgedekt, maar wel voldoende om tot een goed oordeel te komen.

 

Spreadsheet Total Cost of Ownership Total Cost of Ownership

Dit hulpmiddel is eerder verschenen bij WEKA Uitgeverij in Rendement met Kwaliteit en Facility Management Magazine. Auteur: Paul Denneman

<