Aandachtspunten/Checklist

• Aanvaard offertes bij voorkeur schriftelijk. U heeft dan een bewijs dat u de offerte aanvaard heeft. Verwijs in de bevestiging naar de offerte. Nadat u de offerte aanvaard heeft is herroepen in principe niet meer mogelijk en kan de aanbieder niet meer onder de offerte uit.
• Een offerte dient u binnen de gestelde termijn of indien niet genoemd een redelijke termijn te aanvaarden. Natuurlijk roept deze formulering terecht de vraag op: „wat is redelijk?” Deze vraag is moeilijk te beantwoorden. Wat immers voor de één redelijk is, is voor de andere partij uitermate onredelijk. Alleen al om dit probleem te omzeilen, is het verstandig een geldigheidstermijn aan de offerte te verbinden.
• Een offerte kan door de aanbieder alleen herroepen worden, indien er geen geldigheidstermijn is aangegeven.
• Als u zelf een offerte uitbrengt, dan zijn de navolgende aspecten van belang:
  • Breng de offerte „vrijblijvend” uit. In dat geval kunt u bijvoorbeeld een plotselinge prijsstijging nog doorberekenen.
  • Vermeld een strikte termijn. Is deze termijn verstreken, dan vervalt uw aanbieding.
  • Vermeld alles wat essentieel is in de offerte. Een hoop discussie achteraf wordt hiermee vermeden. – Vermeld alleen die zaken in de offerte die u kunt nakomen. Kunt u de offerte niet exact nakomen, dan loopt u juridisch risico. De opdrachtgever kan dan de koop ontbinden.
  • Vermeld geen „gevoelige” informatie in uw offerte. De aanbieding kan immers ook bij uw concurrent terechtkomen. Bewaar „gevoelige” informatie tot voor de uiteindelijke overeenkomst.
• In een offerte dienen minimaal de volgende zaken duidelijk gemaakt te worden:
  • de gespecificeerde omschrijving van het produkt of de dienst;
  • de gespecificeerde omschrijving van additionele diensten zoals bijvoorbeeld installatie, garantie, service, onderhoud, en dergelijke;
  • de prijs (inclusief en/of exclusief BTW, kortingen);
  • levertijd;
  • leveringsvoorwaarden;
  • betalingsvoorwaarden;
  • verwijzing naar handelsvoorwaarden;
  • betreft het een „vrijblijvende” offerte;
  • indien van toepassing, de geldigheidsduur.
• In de praktijk kwam het regelmatig voor dat de aanbiedende partij verwees naar de verkoopvoorwaarden en de accepterende partij naar de inkoopvoorwaarden. In het Nederlands Nieuw Burgerlijk Wetboek is gesteld dat de voorwaarden geldig zijn van die partij die er het eerst expliciet naar verwijst. Van de geldende voorwaarden kan alleen expliciet en schriftelijk worden afgeweken. Hierbij is het dus niet voldoende in een later stadium overeen te komen dat uw handelsvoorwaarden van toepassing zijn. Wilt u als inkoper ervoor zorgdragen dat er naar uw inkoopvoorwaarden wordt verwezen, dan is het verstandig om schriftelijk een aanvraag voor offerte te doen. In deze aanvraag verwijst u dan naar uw inkoopvoorwaarden.