Prince2-principes

De Prince2-principes vormen het fundament onder ieder project om succesvol te kunnen zijn. Ze zijn gebaseerd op jarenlange ervaringen met projecten die zowel goed als slecht zijn verlopen. De principes zijn toepasbaar op ieder project, ongeacht de aard en omvang daarvan.

Ze zijn onvoorwaardelijk van toepassing op een Prince2-project in die zin dat je alleen kunt spreken van een Prince2-project als je alle principes toepast, en niet alleen op papier maar ook gericht en bewust in de praktijk. De zeven Prince2-principes zijn:

1. Een voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Een Prince2-project moet op ieder moment een zakelijke rechtvaardiging hebben. Tijdens het project wordt deze voortdurend getoetst. Het project moet een zakelijke rechtvaardiging hebben om te mogen starten. Tijdens de gehele looptijd van het project moet het zakelijk gerechtvaardigd zijn om te mogen doorgaan. Het project moet stoppen zodra er geen zakelijke rechtvaardiging meer is. De zakelijke rechtvaardiging en goedkeuringen worden altijd schriftelijk vastgelegd. De zakelijke rechtvaardiging wordt vastgelegd in de Business Case. In de praktijk moet er dan ook steeds getoetst worden of de Business Case nog valide is.

2. Leer van ervaringen

Binnen Prince2 is er een voortdurende terugkoppeling op basis van ervaring in het verleden. Bij het opstarten van het project stelt het projectteam zich op de hoogte van en houdt zij rekening met eerdere ervaringen en geleerde lessen. Tijdens het project gaat het projectteam actief op zoek naar opgedane ervaringen en geleerde lessen, en legt die vast ten behoeve van volgende projecten. Bij het afsluiten van het project draagt het project de vastgelegde ervaringen en geleerde lessen over.

3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Een Prince2-project heeft duidelijk beschreven en overeengekomen rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast kent een Prince2-project een heldere organisatiestructuur waarin de belangen van zowel het bedrijf (Business), als van de gebruikers (User) én die van de leverancier (Supplier) zijn vertegenwoordigd.

4. Beheersen op basis van fasen

Een Prince2-project wordt op basis van managementfasen gepland, goedgekeurd en gedelegeerd, bewaakt en beheerst. Voorafgaand aan iedere fase wordt een faseplan opgesteld. Alleen als er nog steeds een voldoende zakelijke rechtvaardiging is, zal het besluit tot voortzetten volgen. De omvang en lengte van de fasen worden afgestemd op het project en de omgeving.

5. Sturen op basis van uitzonderingen

Een Prince2-project wordt gestuurd op basis van uitzonderingen. We kijken dus alleen naar wat niet volgens plan verloopt. Op het niveau van 'sturen' (stuurgroep), 'managen' (projectmanager) en 'opleveren' (teammanagers) worden toleranties en bevoegdheden afgesproken voor tijd, kosten, baten, kwaliteit, bereik en risico's. Op het moment dat er een situatie van overschrijding dreigt, wordt dit naar een eerstvolgend niveau getild voor een besluit. Dus is er een afwijking geconstateerd door een teammanager, dan gaat die naar de projectmanager. Valt de oplossing van de afwijking buiten de toleranties van de projectmanager, dan moet deze naar de stuurgroep.

6. Focus op producten

Een Prince2-project is productgericht, in plaats van activiteitengericht. Dit is een totaal andere denkwijze dan bij de meeste andere projectmanagementtechnieken. Vaak was het de projectplanning die centraal stond en de projectmanager stuurde op basis van een activiteit die op een bepaald moment afgerond moest zijn. Bij Prince2 staat het product dat opgeleverd moet worden centraal. Er wordt dus gestuurd op het resultaat en niet op de weg ernaartoe. Daarom moeten we eerst overeenstemming hebben over het te leveren product en de kwaliteit daarvan. Pas daarna zullen we er tijd in stoppen en er geld aan besteden. Hierdoor weten we zeker dat de klant en gebruikers krijgen wat zij willen zonder dat er tijd en geld tevergeefs worden besteed.

7. Afstemmen op de projectomgeving

De toepassing van Prince2 moet worden afgestemd op de omgeving en de omvang, complexiteit, belangen, mogelijkheden en risico's van het project.